テレワークの導入を検討する上で、「社員の生産性が下がってしまわないか？」という部分が気になっている企業担当者は多いかもしれません。
また、既にテレワークを導入中の企業の中には、「どうしたらテレワークにおける社員の生産性を高められるのか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

結論からみれば、テレワークを導入しても、工夫次第で社員の生産性を上げられる可能性があります。特に、米国では「職場より在宅勤務の方が効率的（生産性が高い）」と回答している企業の割合の方が高くなる調査結果も出ております。日本でも、「テレワークで業務の生産性が上がった」と回答している企業が存在することは事実です。

この記事では、テレワークと生産性の調査結果を踏まえながら、「なぜテレワークにおける社員の生産性低下が懸念されるのか」、そして「どのような方法をとればテレワークにおける社員の生産性を上げることができるか」などについて解説していきます。
ぜひこの記事を最後までお読みいただき、自社のテレワークの生産性向上にお役立てください。

また、「テレワークはセキュリティが不安」という方は下記記事で詳細を解説しておりますので、ぜひ合わせてご覧ください。

テレワークのセキュリティ対策47選｜優先度・種類別に網羅解説

SMBCグループのプラリタウンでは、DX推進に悩む企業さま向けに、課題に適したデジタルツールの選定や導入に関するご相談を承っております。
しつこい営業や面倒なお手続き、費用は発生いたしません。
まずはお気軽にお問い合わせください。

無料
DXについて相談する

1.テレワークにおける生産性に関する調査結果

テレワークを導入したい企業や、既に導入済みでも生産性向上を実感できていない企業などでは、「テレワークの導入によって、結局社員の生産性は上がるの？下がるの？」という部分が気になっている方も多いのではないでしょうか。

米国などの海外では日本と比べて「テレワークの導入により社員の生産性が上がった」と感じる人の割合が相対的に高い一方、日本では「テレワークの導入により社員の生産性が下がった」と評価する人の割合が高くなっています。

世界的にテレワークが進むきっかけとなったのが、2020年の新型コロナウイルスの感染拡大です。 本章では、経済産業省の資料の中で、感染拡大以降の米国と日本の在宅勤務の生産性について記載されている箇所を見ていきます。

参考：経済産業省「コロナ禍の経済への影響に関する基礎データ」[2021]を基に作成

2020年8月～11月に米国の在宅勤務実施者に対して行ったアンケートでは、感染拡大前の職場勤務における生産性を100とした場合に、「在宅勤務で生産性が上がった」と回答した人の割合が4割を超えています。

一方で、2020年6月に日本の労働者に対して実施したアンケート調査では、普段の職場勤務における生産性を100とした場合に、「在宅勤務の方が（生産性が）高い」と回答した人の割合は約4％にとどまり、8割超の人が「在宅勤務の方が（生産性が）低い」と回答しています。

さらに、同調査では、企業から見た従業員の生産性に対する評価も記載されていますが、実に9割超の企業が「在宅勤務の方が（社員の生産性が）低い」と評価しています。

2.日本企業はテレワークが苦手？

1章でまとめた調査結果から、日本では海外と比べて「（在宅勤務を含む）テレワークで生産性が下がる」と感じている人の割合が高いことがうかがえます。この理由には、そもそも日本と海外で人事評価や雇用の在り方が違うこともあると考えられます。

ジョブ型雇用（あらかじめ職務内容等を定義し、その職務へ従事できる人材を採用する雇用形態）が定着している海外では、もともと社員の仕事の成果を評価する傾向が強く、テレワーク環境であっても社員の評価をし易い土壌があったといえるでしょう。

一方、メンバーシップ型雇用（先に人材を確保し、配置転換を行いながら社員に様々な経験を積ませる雇用形態）が定着してきた日本では、勤続年数や働く姿勢を評価してきた企業も多く、テレワーク環境下で行われた社員の仕事の成果を評価するノウハウが十分に蓄積されてこなかった点も関係しているとみられます。

しかし、だからといって一概に「テレワークの導入により、ある程度生産性が下がってしまうことは仕方ない」と考えてはいけません。

「テレワークの導入により社員の生産性が下がった」と感じている日本企業の割合が高いことは事実ですが、中にはしっかりと生産性向上の効果を感じている企業も存在しているのです。例えば厚生労働省の委託調査では、テレワークの導入により、約2割の企業が定常的業務の効率・生産性向上の効果を感じることができています。

参考：厚生労働省「これからのテレワークでの働き方に関する検討会」（第４回）資料１[2020]

テレワークの導入を検討している企業では、これから解説する「テレワークの生産性が低下する理由」や「生産性を改善する方法」をしっかりと理解したうえで、実際に生産性が上がったと感じられている約2割の企業の中に、自社が入ることを目標にしてみてはいかがでしょうか。

3.テレワークの生産性を低下させる主な4つの要因

オフィス勤務と比べて、テレワークでの生産性を低下させ得る主な要因には、以下の4つが考えられます。

3-1.テレワーク環境が整っていない（PC・ネットワーク環境、ソフトウェアなど）

テレワークでの生産性が低くなりやすい理由の一つに、テレワークに必要な環境が整っていないことが考えられます。

経済産業省の調査によれば、テレワーク（在宅勤務）の生産性が低くなる要因について、約35%の日本企業が「パソコン、通信回線などの設備が劣る」こと、約32%の企業が「自宅からではできない仕事がある」ことを挙げています。一方で、米国で在宅勤務が定着するとみられている理由の一つに、在宅勤務を実施するために行った物的投資（IT機器の導入やインフラ投資など）の大きさが挙げられています。

参考：厚生労働省「労働経済白書」[2021]

必要な環境が整っていないにも関わらずテレワークをしようとすれば、生産性が下がってしまうことは明白です。例えば、以下のポイントについて十分なテレワーク環境が整っていない場合、社員の生産性はどうしても下がってしまいます。

テレワーク環境が未整備な例	生産性が低下した具体例
社員のテレワーク環境の未整備 （PC・ネットワーク環境の未整備など）	そもそも社員が社内の業務を自宅などで行うための、パソコンやネットワーク環境が無い 自宅用のノートパソコンを使っており、会社と比べてモニターが小さく、作業効率が下がってしまう 長時間座るための椅子が無いため、疲れが溜まってしまう
テレワークに対応した社内業務フローやルールが確立されていない （社外で業務を行うためのソフトウェアが導入されていないなど）	業務に必要な資料が電子化されていないため、資料の内容確認や必要な作業が行えない 社内の申請・決裁・契約業務などが電子化されておらず、各業務で押印のために会社へ出社する必要がある

3-2.コミュニケーションが取りづらい

オフィス勤務では、社員が同じ職場にいることが多いため、声をかけたい時に別の社員へ話しかけ、軽微な依頼を行ったり、急遽ミーティングを始めたりすることも簡単です。一方テレワークでは、社員がそれぞれ別の場所にいるため、コミュニケーションがとりづらいというデメリットがあります。

例えば以下のようなポイントについて検討できていない場合、コミュニケーションが上手くとれず社員の生産性低下に繋がってしまうことがあるでしょう。

テレワークにおけるコミュニケーションの不具合	生産性が低下した具体例
正確かつ円滑なコミュニケーションが取れない	テキストでのコミュニケーションに偏ってしまい、細かいニュアンスが伝わらずに、作業指示を勘違いしたまま業務を進めてしまう 電話でしかコミュニケーションがとれず、相手の表情が見えないため、相手の真意を汲み取ることができない（口では了承していても、不満そうな顔をしているなど）
オンライン上でのタスク管理やスケジュール管理が実施できていない	別の社員への依頼事項について、メールやチャットで伝えるための文章を書く作業に時間がとられてしまう オンライン会議を行うために、参加者の都合をメールで聞いてから打合せ日程を設定するなど、余計な手間が発生する

3-3.社員がお互いの状況（仕事内容、忙しさなど）を把握しにくい

同じ職場で働いていれば、同僚や上司、部下の働きぶりや忙しさを目で見て判断できますが、テレワークでは相手が「きちんと働いているのか」「忙しい状況かどうか」などを確認しづらくなります。

当日行っている仕事内容や忙しさなどを社員がお互いに把握できないと、社員同士が適時適切なフォローを行うことができないことなどにより、結果的に生産性が低下する事態も想定されます。

また、上司の立場からすれば、部下の仕事状況を把握しづらくなるケースもあるため、「生産性が（実際には下がっていなかったとしても）下がっている気がする」と感じてしまうことがあるとみられます。

3-4.オン・オフの気持ちの切り替えが難しい

テレワークでは、オン・オフの気持ちの切り替えが難しいことも、生産性を下げてしまう原因になります。

社員が電車などでオフィスへ出社して勤務する場合は、会社に着いた時に「仕事を始めよう」と気持ちを切り替えることは難しくありませんが、例えばテレワークを自宅で行う場合、自宅でくつろいでいる延長で仕事を始めてしまうことは、生産性を下げてしまう原因になり得ます。

オン・オフを十分に切り替えられず仕事を続けてしまうことで、かえって業務時間が長くなるケースも珍しくありません。業務時間が長いにもかかわらず成果を出せないという事態を招いてしまうでしょう。

4.テレワークの生産性を高める具体的な4つの方法

3章では、テレワークの生産性が下がる原因について解説しました。ここからは3章の内容と対応させながら、「テレワークの生産性を高める具体的な方法」の例として、4つ解説していきます。

4-1.テレワーク環境を整える（PC・ネットワーク環境の構築、ソフトウェアの導入など）

労働者が普段働いているオフィスには、仕事を行うための環境が十分に整っています。しかしながら、例えば自宅などはもともと仕事を行うための場所ではない場合も多いため、社員がテレワークを行う場合には、仕事を行う環境をしっかりと整える必要があります。

テレワーク環境の整備には、大きく分けて以下の2つのポイントがあります。

①社員のテレワーク環境整備（PC・ネットワーク環境の整備など）

まず、PCやネットワーク環境など、社員のテレワーク環境を整備することは非常に重要です。

具体的には、

• 会社のサーバー増強やネットワーク回線の通信容量アップ（Web会議などでの映像データのやり取りに対応）
• 社員のテレワーク環境を整える（パソコン、モニター、マウス、椅子、デスク、イヤホン、マイクの準備や、ネットワーク回線の整備など）
• テレワーク環境が整備されたシェアオフィスを会社で契約する

といった施策が考えられます。

②テレワークに対応した社内業務フローやルールの確立（社外で業務を行うためのソフトウェアの導入など）

次に、テレワークに対応した社内業務フローやルールを確立することも大切です。テレワークで円滑に業務を行うためのソフトウェアの導入なども検討する必要があるでしょう。

具体的には、

• 紙の資料はオンラインでアクセスできるように電子化を行い、クラウドサーバー上に保管する
• オンライン上で出退勤を管理するための「勤怠管理システム」を導入する
• 各種申請や決裁が可能な「ワークフローシステム」を導入する

といった施策が考えられます。

このようなポイントを抑えながらテレワーク環境を整えることにより、オフィス勤務と同等の生産性をテレワークでも期待できるようになります。

テレワークでの勤怠管理については下記記事でより詳細を解説しています。ぜひ詳細を知りたい方はご覧ください。

テレワークの主な勤怠管理方法は3種類｜勤怠管理システムの導入がベストな理由

4-2.円滑なコミュニケーションを実現する仕組みを整える

テレワークの生産性を上げるためには、場所を選ばず円滑なコミュニケーションを実現する仕組みを整える必要があります。具体的には、以下のような方法を取り入れるといいでしょう。

①Web会議システムを活用する

ビデオ通話が可能なWeb会議システムを取り入れることにより、相手の顔を見ながら打合せが可能となり、対面と遜色のないコミュニケーションをとることが期待できます。

ただし、ネットワーク回線が低速な場合は音声や映像が途切れる懸念もあるため、円滑なコミュニケーションには、社員一人ひとりのネットワーク回線を整備する必要があるでしょう。場合によっては通信費を会社が負担し、環境を整える必要があります。

②ビジネスチャットツールを導入する

軽微な相談があるたびに、相手と時間を合わせてビデオ会議を行うことは、かえって手間や時間がかかります。簡単な内容の場合は、ビジネスチャットツールを導入したうえで、チャットツール上で相談を行うように変更することも手段の一つです。

ビジネスチャットツールの中には、単にコミュニケーションの効率化に寄与するだけでなく、タスク管理やスケジュール管理機能を持つものもあります。時には絵文字を使って同僚との交流を深める、雑談部屋を設けて社内のコミュニケーションを活性化させる、といった使い方も可能です。

ただし、便利なビジネスチャットツールも、あまりにチャット量が増えると、「チャット疲れ」のような状態になり生産性を下げる原因になりかねません。業務時間外の送信を禁止にするなど、社内ルールを決めて運用していくことがおすすめです。

4-3.勤怠管理方法や評価制度をテレワーク用に見直す

テレワークの生産性を上げるためには、勤怠管理方法や評価制度を見直すことも検討する必要があります。

なぜならば、テレワークでは社員の勤務実態や仕事内容に細かく目が届きにくいため、生産性低下に繋がる危険性があるからです。また、逆に、働きすぎやサービス残業を助長してしまう恐れもあるからです。

①勤怠管理システムを導入する

テレワーク時の勤怠管理方法として多く採用されている方法の一つに、「電子ファイルの出勤簿等に自己申告で記入する」方法が挙げられます。Excelなどで作成された共有出勤簿へ、社員自らが「今日は9時～17時まで働きました」と記入するようなイメージです。

しかしながらこの方法では、社員が本当にその時間勤務していたかを確認することが難しくなっています。実際には午前中パソコンを起動していなかったとしても、記録上は働いていたことになり、勤務実態と申告されている勤務時間の乖離が生まれる可能性があります。

オフィス勤務時とは違ってテレワークでは勤務実態に目が届きにくい分、勤怠管理をしっかりと行えるシステムの導入を検討すると良いでしょう。例えば勤怠管理システムの中には、パソコンにログインした時間を始業時間、ログオフした時間を就業時間として記録できるものがあります。そのような仕組みを活用して、正確な勤怠時間を管理できるよう整備することが重要です。

勤怠管理についてさらに詳しく知りたい方は、「テレワークの主な勤怠管理方法は3種類｜勤怠管理システムの導入がベストな理由」の記事もぜひ参考にしてください。

②評価制度の見直しを検討する

中長期的には、労働時間や勤務態度を基本とした評価制度から、成果や実績に対しての評価制度へ変更することで、テレワークでも適切に評価しやすくなります。

海外と比べて、日本企業においてテレワークによる生産性低下が懸念される原因には、こうした評価制度の違いも大きいと考えられます。もともと成果主義の傾向が強い国は、テレワークの導入を行う・行わないに関わらず仕事の成果で評価されるため、生産性の低下が日本企業ほどは懸念されにくい状況にあるでしょう。

ただし、いきなり評価制度を全く違う仕組みに変えてしまうと、従業員から反発を受けやすくなります。評価制度変更の経緯や理由、従業員へのメリットをしっかり伝えながら、時間をかけて見直しを検討していくことが望ましいと考えられます。

4-4.その他（テレワークにおける働きやすさを向上させる施策の検討）

その他にも、テレワークへの移行によって発生し得る様々な課題にしっかり対応し、社員の働きやすい環境を整えていくことも重要です。具体例として、以下のような施策が考えられます。

雑談できる機会や仕組みを設ける	チャットツールに雑談部屋を作る、雑談のためのミーティングを設ける、オンラインランチを行う、など
1on1ミーティングを導入する	テレワーク環境下で不足しがちなコミュニケーションを補うために、上司と部下で1対1のミーティングを実施する
メンタル管理を行う	従業員の精神的な健康維持のため、ストレスチェックやメンタルヘルスケアを行う
運動管理を行う	通勤がなくなり運動不足になると生産性低下の原因になることがあるため、運動やストレッチの習慣を作るような啓蒙活動を行う

社員が働きやすい環境や雰囲気を作ることは、結果的に生産性向上に繋がります。社員の業務に対するモチベーションが高まるようなテレワーク環境を整備していきましょう。

また、勤怠管理だけでなくテレワークにおける労務管理についてもご興味ある方は下記記事をご覧ください。

テレワーク労務管理はこうすべし！課題・解決策を分かりやすく解説

5.必要なデジタルツールを導入し生産性向上を実現しよう

4章ではテレワークの生産性を高めるための方法について解説しましたが、中でも着手しやすい方法として、デジタルツールの導入・活用が挙げられます。最近ではオフィス勤務とテレワークの両方で使われることを想定して、業務効率を改善できる便利なデジタルツールが登場しています。

いくつかのデジタルツールは、4章の中でも紹介しましたが、本章では他のツールも併せて、改めて以下にまとめています。

デジタルツール例	概要
Web会議システム	映像・音声を共有しながら会議や打ち合わせを行えるツール 資料を画面共有できる機能などを備えるものがおすすめ
ビジネスチャットツール	文章をメインに、画像や資料などのファイルも添付できるチャットツール それぞれの部署や従業員が独自に保有している知識やノウハウ、経験などを共有することにより、社内マニュアルや引継ぎ書としても活用可能
勤怠管理システム	勤怠時間をオンライン上で集計可能なツール 従業員の働き方に合わせて多彩な打刻方法（Web打刻・スマホ打刻・生体認証など）を選択可能
ワークフローシステム	社内の稟議申請や承認などをオンライン上で行えるツール 押印作業のために出社する必要がなくなる、承認状況がリアルタイムで確認できるなどのメリットがある

また、担当する業務や部署によっては、以下のようなデジタルツールも生産性向上に活用できるでしょう。

担当業務・部署	生産性向上に活用可能なデジタルツール例
営業	SFA（営業支援システム）、CRM（顧客関係管理システム）、オンライン営業システム、電子契約ツール
マーケティング	MA（マーケティングオートメーション）
総務・経理	電子契約ツール、経費精算ツール

このようなデジタルツールは、テレワークの生産性を向上させるだけでなく、企業のデジタル化やDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するためにも役立つ有益なものです。自社のビジネスを拡大していくために、ぜひ便利なデジタルツールを採用して、非効率だった従来の業務の方法や社員の意識を変革していきましょう。

業務効率化ツール、デジタルツールについては下記で詳細を解説しています。

業務効率化ツールとは？種類一覧、ニーズ別おすすめ10選など解説

デジタルツールとは？初心者におすすめツール8選を解説

DXについては、「DX推進に役立つ16種類のツールを紹介！ツール選定時のポイントも」の記事もぜひ参考にしてください。

デジタルツールを選定する中で、もし「選択肢が多くてどのサービスを選べばいいか分からない」「自社で導入した際に生産性向上が見込めるデジタルツールを知りたい」といったように悩むことがあれば、ぜひ当社にサポートをお任せください。

6.まとめ

この記事では、テレワークの生産性を高めるための具体的な方法などについて解説してきました。最後に、この記事で紹介した内容の要点をもう一度振り返ってみましょう。

昨今は、テレワークの生産性に関しては様々な調査結果が発表されていますが、海外と比べて日本では、「テレワークにより（社員の）生産性が下がった」と感じている人の割合が高くなっています。

しかしながら、日本でもテレワークの導入により生産性が上がったと感じている企業が存在していることは事実です。社員のニーズや社会からの要請に応じてテレワークを導入しつつ、生産性を高められるような企業を目指すためには、以下のような施策を検討することが有効とみられます。

テレワークにおける生産性向上のためには、上記のように、様々な環境や体制を整える必要があります。その時に活用できるのが、以下のような便利なデジタルツールです。比較的簡単に導入を検討できる便利なツールもあるため、ぜひ活用を検討してみてください。

どのようなデジタルツールを導入すればいいか、また各ツールの導入ステップなど、新しいサービス導入に際して迷うことがあれば、ぜひ当社にサポートをお任せください。

この記事を書いた人：

PlariTown編集部