手間をかけずに業務を効率化するなら、デジタルツールを活用するのがおすすめです。
とはいえ、デジタルツールには、さまざまな種類があります。

「結局、どれを導入すればよいのかわからない」
「ニーズに合うものだけを厳選して導入したい」

という方も多いでしょう。

デジタルツールは、何となく目についたものを漫然と導入してしまうと、効率化にうまくつながらなかったり利用が定着しなかったりと、失敗するリスクが高くなります。

そのため、各デジタルツールについて「どういうツールなのか」「どのようなことに役立つのか」を把握し、解決したいことや求めていることに照らし合わせて、本当に必要なツールを選ぶことが大切です。

おすすめの業務効率化ツール

ニーズ	おすすめ業務効率化ツール
1. 勤怠管理・給与計算が面倒だ	勤怠管理ツール
2. 書類管理の煩わしさを解決したい	ファイル管理ツール
3. 負担を減らして優秀な人材を採用したい	採用管理システム
4. 労務管理を使いやすくスリム化したい	人事管理ソフト
5. 名刺を整理する手間を何とかしたい	名刺管理ツール
6. マーケティング・営業を効率化したい	CRMツール
7. 契約事務の工数を減らしたい	電子契約システム
8. 経費精算業務を効率化したい	経費精算システム
9. 手間なくコミュニケーションを充実させたい	コミュニケーションツール
10. お問い合わせ対応を効率化したい	AIチャットボット

この記事では、上記のような業務効率化に役立つツールについて、「どういうツールなのか」「どのようにニーズを満たせるツールなのか」「おすすめのケース」などを解説します。

この記事の内容

• 業務効率化ツールとは？
• 【ニーズ別】おすすめの業務効率化ツール10選
• 業務効率化ツールの導入を成功させるポイント2つ

後半では、業務効率化ツールの導入を成功させるポイントもご紹介していますので、ツール選びで迷っている方やツール導入に失敗したくない方は、ぜひご一読ください。

今回ご紹介する内容を確認しておけば、代表的な業務効率化ツールの種類や効果を把握し、自社に合うものを見分けられるようになります。

数あるデジタルツールの中から、自分たちにとって本当に必要なツールを選び、手間をかけずに効率的な業務環境を整えましょう。

SMBCグループのプラリタウンでは、DX推進に悩む企業さま向けに、課題に適したデジタルツールの選定や導入に関するご相談を承っております。
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1.業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、問い合わせ対応や書類管理など各種業務の手間を省力化し、効率化するのに役立つデジタルツールのことです。

業務効率化のためにツールを導入することで、以下のようなメリットがあります。

業務効率化ツールの強みは、何といっても、手間を抑えて効率化が可能であることです。各ツールは、それぞれ業務の効率化に特化した機能が充実しているからです。そのため、導入するだけでかなり効率化が進みます。

例えば、データ管理の煩わしさを解消したい場合にファイル管理ツールを導入すれば、使いやすくデータを整理するなどの作業も自動で処理できます。

手作業でデータを整理する場合にかかるような、余計な手間や労力が不要です。

さらに、効率化だけでなく生産性の向上をも見込めることも、業務効率化ツールのよいところといえます。その理由は、ツールを導入することで、利便性が上がり従業員満足度も向上させられるからです。

例を挙げると、ビジネスチャットツールを導入すれば、労力をかけずにストレスフリーで、小まめな情報共有が即時にできます。

メールなどでありがちな、情報共有のスピードが遅い、些細な疑問点を解決するのにハードルが高いといった悩みを解決し、生産性高く仕事ができるようになるでしょう。

2.【ニーズ別】おすすめの業務効率化ツール10選

数ある業務効率化ツールの中でも、汎用性が高く効果を実感しやすいツールを厳選して、10種類見てみましょう。

【ニーズ別】おすすめの業務効率化ツール10選

ニーズ	おすすめツール
1. 勤怠管理・給与計算が面倒だ	勤怠管理ツール
2. 書類管理の煩わしさを解決したい	ファイル管理ツール
3. 負担を減らして優秀な人材を採用したい	採用管理システム
4. 労務管理を使いやすくスリム化したい	人事管理ソフト
5. 名刺を整理する手間を何とかしたい	名刺管理ツール
6. マーケティング・営業を効率化したい	CRMツール
7. 契約事務の工数を減らしたい	電子契約システム
8. 経費精算業務を効率化したい	経費精算システム
9. 手間なくコミュニケーションを充実させたい	コミュニケーションツール
10. お問い合わせ対応を効率化したい	AIチャットボット

以下では、各ツールの概要や、導入するのがおすすめのケースなどをご紹介します。最適なツールを見つける参考にしてみてください。

2-1.勤怠管理・給与計算が面倒だ｜勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤の時刻を正確に把握し、自動で集計などができるシステムのことです。加えて、給与計算システムと連携し勤怠状況を給与計算に反映させることもできます。

勤怠管理システムを導入することで、

• 社外からの打刻や年休などの申請
• 出勤や退勤の集計作業
• 法改正への対応
• 長時間労働などの状況把握
• 給与計算

などの作業や業務を、効率化できます。
おすすめのケースや費用相場など、勤怠管理システムの基本情報は、以下のとおりです。

勤怠管理システムの基本情報

おすすめのケース	テレワークを導入しており、社外からの勤怠管理を効率的に行いたい 給与計算を効率化したい 法改正への対応を確実に負担なく行いたい
導入時の検討事項	就業規則や採用している勤務形態に対応していない場合がある
費用相場	1ユーザー月額数百円から数千円程度 上記に加えて、基本料金数千円が発生する場合もある

2-2.書類管理の煩わしさを解決したい｜ファイル管理ツール

ファイル管理ツールとは、電子ファイルを整理して保管したり、検索性を高めたりすることのできるツールです。

ファイル管理ツールを導入すると、

• 手間をかけずに効率的にペーパーレス化できる
• 検索機能が充実しているので、必要な情報がすぐに見つかる
• 他の従業員へのデータ共有がスムーズ

といった効率化に役立つメリットがあります。
ファイル管理ツールの導入がおすすめのケースなどは、以下のとおりです。

ファイル管理ツールの基本情報

おすすめのケース	書類の管理が煩わしいのでペーパーレス化したい データ管理がうまくいかず欲しいデータを探すのに時間がかる
導入時の検討事項	クラウドサービスによっては、保存する容量が増えると月々の料金が高額になる場合がある
費用相場	月額数百円から数千円程度 上記に加えて、基本料金数千円が発生する場合もある

2-3.負担を減らして優秀な人材を採用したい｜採用管理システム

採用管理システムとは、募集・選考・内定といった採用活動全体のデータや作業を、一括して管理できるシステムのことです。採用業務の効率化には、欠かせないツールといえるでしょう。

採用管理システムを導入すると、

• 応募者の情報を一覧で見られ、複数の担当者と共有できるので、選考しやすい
• 取り込み機能を使うことでデータ入力が不要になり、情報を簡単に一元管理できる
• 自動返信機能で、応募者への対応を省力化できる

など、採用業務を効率化するメリットがあります。

採用管理システムの基本情報

おすすめのケース	採用業務を効率化したい 社内での選考作業がいつも長引くので、何とかしたい
導入時の検討事項	自社の採用プロセスと合致しない場合がある 操作を新しく覚える必要がある
費用相場	月額数千円から数万円程度 上記に加えて、基本料金数万円が発生する場合もある

2-4.労務管理を使いやすくスリム化したい｜人事管理ソフト

人事管理ソフトとは、人事労務や人材マネジメントの業務に関する情報や作業を一括して管理できるツールのことです。

人事管理ソフトを導入すると、

• 人事評価に関するデータを一元管理できるので、効率的に適材適所の人員配置ができる
• 人事データをまとめて分析できるので、効率的に育成ができる

といった効果が期待できます。

人事管理ソフトの基本情報

おすすめのケース	限られた人員で高い生産性を上げられる配置にしたい 最適な人材育成方法がわからない
導入時の検討事項	多くの個人情報を取り扱うので、セキュリティがしっかりしているか確認する必要がある
費用相場	月額数千円から数万円程度 上記に加えて、基本料金数万円が発生する場合もある

2-5.名刺を整理する手間を何とかしたい｜名刺管理ツール

名刺管理ツールとは、名刺をスキャンしてデータ化しデータベースとして管理し、検索や利用を効率化するツールのことです。

名刺管理ツールを導入すれば、

• 名刺情報を社内で共有し効率的に利用できる
• 名刺の保存場所をなくすことができるので、スペースを効率的に使える
• モバイル端末からでも情報を確認できる

といった業務効率化につながるメリットがあります。

名刺管理ツールの基本情報

おすすめのケース	受け取った名刺を有効利用できていない 名刺がスペースを圧迫していて困っている
導入時の検討事項	名刺データの取り込みに時間がかかる場合がある
費用相場	月額数千円から数万円程度 上記に加えて、基本料金数万円が発生する場合もある

2-6.マーケティング・営業を効率化したい｜CRMツール

CRM（Customer Relationship Management）ツールとは、顧客関係管理とも呼ばれ、顧客に関する情報を一括して管理し、分析やマーケティングにも使えるもののことです。

CRMツールを導入すれば、

• 顧客の問い合わせ履歴などを一括管理し共有しておくことで、効率的に満足度の高い対応ができる
• 必要なデータにすぐアクセスできるので、無駄な労力や時間を省ける

など、マーケティングや営業の業務を効率化できます。

CRMツールの基本情報

おすすめのケース	顧客満足度の高い対応を、手間をかけずに実現したい 顧客のデータ分析結果を活かした効率的なマーケティングがしたい
導入時の検討事項	データが蓄積するまでは効果を実感しづらい データ移行に手間を要する場合がある
費用相場	月額数百円から数千円程度 上記に加えて、基本料金数千円から数万円が発生する場合もある

2-7.契約事務の工数を減らしたい｜電子契約システム

契約事務に関する業務の効率化をはかりたいなら、電子契約システムの導入をおすすめします。電子契約システムとは、契約の締結や契約書の作成・契約業務のスケジュール管理などができるツールのことです。

電子契約システムを導入すると、

• 契約書の作成から締結までデータで行えるので、紙に印刷したり郵送したりという手間がない
• オンラインで作業できるので、テレワーク中でも出社せずに業務が進められる
• 契約手続きのリマインド機能で、うっかり処理漏れを予防できる

などの業務効率化に役立つメリットがあります。

電子契約システムの基本情報

おすすめのケース	契約業務の負担を軽くしたい テレワーク中もスムーズに契約業務を進めたい
導入時の検討事項	対応している契約の種類がツールによって異なる
費用相場	月額数千円程度 上記に加えて、基本料金数千円から数万円が発生する場合もある

2-8.経費精算業務を効率化したい｜経費精算システム

経費精算業務を効率化したいというニーズがあるなら、経費精算システムの導入を検討しましょう。経費精算システムとは、経費の申請から承認・仕訳などを、一括して処理できるツールのことです。

経費精算システムを導入すると、

• 経費の申請がデジタル上でできるので、申請書作成の手間がかからない
• 承認手続きがオンラインでできるので、書類などを持ち回る必要がなく時短できる

など、経費の精算で煩雑だったり時間を要していた業務を効率化できます。

経費精算システムの基本情報

おすすめのケース	経費精算業務を効率化したい 承認手続きに時間がかかって困っている
導入時の検討事項	自社の業務フローと合わない場合がある
費用相場	1ユーザー月額数百円程度 上記に加えて、基本料金数千円が発生する場合もある

2-9.手間なくコミュニケーションを充実させたい｜コミュニケーションツール

コミュニケーションを効率よく充実させたいなら、ビジネスチャットツールやWeb会議システムといったコミュニケーションツールを導入しましょう。

ビジネスチャットツールやWeb会議システムを導入すると、

• 各メンバーが離れた場所にいても、すぐに情報共有できる
• チャットの場合、各自が対応できるときに確認できるので、効率的に情報をやり取りできる
• Web会議システムの場合、テキストでは伝わりにくい内容をスムーズに共有できる

といった、情報共有の効率化を実現できます。

コミュニケーションツールの基本情報

おすすめのケース	テレワークを実施している 遠隔地にいる従業員同士でチームを組んで作業することが多い
導入時の検討事項	チャットツールは履歴の保存期限が短い場合がある Web会議システムは、2時間までなど1回あたりの会議時間に制限がある場合がある
費用相場	無料で使えるものから月額数千円程度のものまでさまざま 上記に加えて、基本料金が発生する場合もある

2-10.お問い合わせ対応を効率化したい｜AIチャットボット

社内外のお問い合わせ対応業務の効率化をしたいなら、AIチャットボットの導入をおすすめします。

AIチャットボットとは、AIを取り入れたことで、複雑な質問や自然言語（フリーワード）にも対応できるようになった、受け答えのできるツールのことです。あらかじめ想定される質問の回答を準備しておくことで、お問い合わせがあったときに自動で回答します。

AIチャットボットを導入すると、

• 社内外からのお問い合わせへの対応業務を、大幅に減らすことができる
• 知識やノウハウが属人化することなく、共有できる

など、お問い合わせ対応や情報共有に関する効率化につながります。

コミュニケーションツールの基本情報

おすすめのケース	社内外のお問い合わせ対応を効率化したい ノウハウなどを効率的に社内全体で共有していきたい
導入時の検討事項	データの蓄積や、受け答えを改善させるための手間がかかる
費用相場	月額は数万円から数百万円と性能により幅がある 上記に加えて、基本料金が発生する場合もある

3.業務効率化ツールの導入を成功させるポイント2つ

業務効率化ツールの導入を成功させるには、知っておきたいポイントが2つあります。

ツール選びをスムーズに進めて成果につなげるためにも、各ポイントをきちんと把握しておきましょう。

3-1.操作感など使いやすいものを選ぶ

業務効率化ツールの導入を成功させるには、画面の見やすさや操作性のよさなど、使いやすさを重視して選びましょう。

ツールが使いづらいと操作に手間取り、かえって業務効率が低下してしまうからです。さらに、使用感が悪いとストレスになって、結局ツールが使われなくなり、導入コストが無駄になる危険性もあります。

実際にそのツールを利用する従業員にとって操作しやすいかどうか、搭載されている機能は業務内容とあっているかどうか、などを確認して選ぶ必要があります。

操作性などは、仕様を確認するだけではわかりにくいものです。トライアル期間を活用し、試しに使ってみるようにしましょう。

3-2.迷ったら難易度が低く効果が大きいシステムから導入する

複数の業務効率化ツールが気になっていて、どれから導入するか決めきれずにいるという場合は、導入の難易度が低く、効果が大きいシステムから導入するようにするのがおすすめです。

導入の難易度が低く、効果が大きいシステムかどうかは、以下のようなポイントを基準に判断するとよいでしょう。

導入の難易度が低く、効果が大きいシステムとは？

導入の難易度が低い例	導入にかかる時間が短い 操作に専門知識が不要で、すぐに使いこなせる 費用が安い
効果が大きい例	大幅な時間外の削減などが見込める 多くの従業員が効率化の恩恵を受ける 比較的、短期間で効果が出る

以上のような視点から、複数の業務効率化ツールの中で、より難易度が低く効果が大きいと見込まれるものから優先して、導入するとよいでしょう。
ここまで記事を御覧いただいた上で、

「自社に合う業務効率化ツール選びかたがわからない」　
「自分で調べて対応する時間がない」
「一旦、詳しい人の話を聞いたうえで判断したい」

とお考えの方は、ぜひ当社にサポートをお任せください。

4.まとめ

業務効率化ツールとは、各種業務の手間を省力化し、効率化するのに役立つデジタルツールのことです。業務効率化のためにツールを導入することで、以下のようなメリットがあります。

業務効率化ツールの中でも、汎用性が高く効果を実感しやすいツールを厳選して、10種類見てみましょう。

【ニーズ別】おすすめの業務効率化ツール10選

ニーズ	おすすめツール
1. 勤怠管理・給与計算が面倒だ	勤怠管理ツール
2. 書類管理の煩わしさを解決したい	ファイル管理ツール
3. 負担を減らして優秀な人材を採用したい	採用管理システム
4. 労務管理を使いやすくスリム化したい	人事管理ソフト
5. 名刺を整理する手間を何とかしたい	名刺管理ツール
6. マーケティング・営業を効率化したい	CRMツール
7. 契約事務の工数を減らしたい	電子契約システム
8. 経費精算業務を効率化したい	経費精算システム
9. 手間なくコミュニケーションを充実させたい	コミュニケーションツール
10. お問い合わせ対応を効率化したい	AIチャットボット

業務効率化ツールの導入を成功させるには、知っておきたいポイントが2つあります。

ニーズにマッチする業務効率化ツールを導入することで、手間をかけずに、快適で業務効率も生産性も高い環境を構築できます。今回ご紹介した内容を参考に、本当に導入すべき業務効率化ツールを見つけてみてください。

この記事を書いた人：

PlariTown編集部