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業務プロセスを可視化する4つのステップ｜可視化へ取り組むメリットを解説

更新日：2024年04月07日

業務プロセスを可視化する4つのステップ｜可視化へ取り組むメリットを解説

業務プロセスの可視化とは、「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「どのように」業務を行うのかなど、基本的な業務の工程や内容をまとめて可視化する取り組みのことです。

業務プロセスの可視化とは
「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「どのように」業務を行うのかなど、基本的な業務の工程や内容をまとめて可視化する取り組み

そこでこの記事では、業務プロセスを可視化するメリットや具体的なステップ、取り組むときに知っておきたいポイントをまとめて解説していきます。

この記事でわかること

業務プロセスの可視化とは
業務プロセスを可視化する4つのメリット
業務プロセスの可視化は業務効率化の第一歩
業務プロセスを可視化し業務改善につなげるための4つのステップ
業務プロセスを可視化するときの3つのポイント

この記事を最後まで読めば業務プロセスの可視化する重要性や方法が把握でき、実際に取り組めるようになるはずです。業務プロセスの可視化は、業務効率化には欠かせないので、ぜひ参考にしてみてください。

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1.業務プロセスの可視化とは

業務プロセスの可視化とは、一言で言うと業務の工程や内容を可視化することです。会社の業務には多くの従業員が携わっているため、気が付くと業務工程や内容が複雑化していることがあります。

例えば、人員の入れ替わりや新たなシステムの導入を繰り返すことで、どの作業を誰が行っているのか曖昧になることがあります。そのまま業務を継続すると、「責任の所在が分からない」「業務に無駄がある」などの課題が蓄積されてしまいます。

そこで、「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「どのように」行っているのかなどの、業務に関する基本的な情報をまとめて把握する取り組みが業務プロセスの可視化です。

業務プロセスを可視化することによって、業務課題が明確になるのはもちろんのこと、各業務の工程や内容に関する認識を従業員間で統一化できるため、業務効率化へ繋げることが可能になります。

業務効率化の方法についてもっと詳しく調べたい方は下記記事をご覧ください。

業務効率化の方法9選！進め方やポイントも徹底解説

2.業務プロセスを可視化する4つのメリット

業務プロセスを可視化する主なメリットとしては、次の4つがあります。

業務プロセスを可視化する4つのメリット

現状の課題が明確になる
属人化を回避できる
コストダウンにつながる
従業員同士で業務の連携が行いやすくなる

業務プロセスの可視化を行うと、業務にどのような好影響があるのか、参考にしてみてください。

2-1.現状の課題が明確になる

業務プロセスが可視化されていないと、各従業員がどのように仕事を進めているのか、何を担当しているのかなどを把握できません。これでは業務の進め方や工程に課題があったとしても、見つけ出すことが難しいです。

例えば、旅費申請をする際のA社の業務プロセスが可視化できていないとしましょう。A社の現状は下記のように、複数の申請者の承認が必要です。また、申請者の申請内容を、経費処理担当者が経費処理時に異なるフォームへ重複して入力している状態となっています。

業務プロセスを可視化していれば、こうした入力方法や複数人による承認体制によって、経費処理に従業員の余計な時間や労力がかかっていることがすぐに分かりますが、可視化されていなければこのようなことに気付けません。

とくに、従業員の入れ替わりがある業務やシステムの入れ替えがあった業務は、業務内容やその対応方法を、後任担当者が継ぎ足しして進めていることが多いです。日々の業務は遂行できても、誰も全体像を掴めておらず、業務プロセス自体がブラックボックス化してしまうのです。現状を把握して課題を見つけ出すためにも、業務効率化の可視化は欠かせません。

2-2.属人化を回避できる

業務の品質を均一化するためには、標準化した方法を定めておくことが大切です。

業務の過程を特定の従業員に一任してしまうと、その過程で起きているミスやコストロスに気付くことが難しくなります。人員の異動や入れ替えがあった場合には、「どのような方法で行っていたのか分からない」「誰に聞けばいいのか分からない」という事態が起こりやすいため、一時的に業務が滞ったり、品質が落ちたりすることも考えられるでしょう。

業務プロセスを可視化しフローチャート化、マニュアル化しておくと、誰でも再現できる標準化した業務の流れを構築できます。すると、

担当者が不在の場合は周囲の他の担当者でカバーをしながら業務を進められる
業務内容により一部の従業員に負担が偏ることを回避できる
業務遂行に必要な一定の基準が明確になっているため品質を担保しやすい
特定の担当者以外もミスに気づける

など、属人化による品質のばらつきを回避し、どのような状況でも問題なく業務を遂行できる会社の基盤を作ることができます。

2-3.コストダウンにつながる

業務プロセスが可視化できていないと、思わぬところにコストかかかっている可能性があります。例えば、資料作成や申請書作成を紙面で行っている場合は、印刷代や紙面代がかかっています。

紙面を1枚20円として、毎月1,000枚印刷していると、毎月20,000円のコストが発生しています。業務プロセスを可視化し、紙面にする必要がない書類のペーパーレス化ができれば、コストダウンにつながります。

また、業務プロセスを可視化すると、従業員ごとの業務の負担感や業務内容も把握できます。特定の従業員の業務量が多い場合は、他の従業員がサポートを行いやすい業務体制の整備や、負担の少ない従業員の配置などを行うことにより、限られた人員で効率よく業務を行うことが可能です。その結果、人件費や残業代の削減にもつながるでしょう。

業務や作業でのコストは認識しにくいものですが、業務プロセスを可視化することにより、業務全体のコストを見直すきっかけとなります。

業務プロセスに限らず、生産性を向上させていきたいという方は下記記事をご覧ください。生産性の向上における、代表的な施策5つや成功事例について解説しています。

すべての企業に必須の「生産性向上」とは？代表的な施策5つ・成功事例

2-4.従業員同士で業務の連携が行いやすくなる

社内の誰がどのような業務を行っているのか分からないと、従業員間で業務のサポートや進捗状況の確認がしにくくなってしまいます。とくに、複数の部署が連携して業務を行う場合は、業務プロセスの可視化ができていないと、業務の担当範囲やスケジュールなどでトラブルになる可能性があります。

業務プロセスの可視化ができれば各業務の担当範囲が明確になるのはもちろんのこと、連携がしやすくなるため、業務の遂行により得られる成果の最大化が見込めます。例えば、下記のように営業領域を分けている場合は、業務プロセスを可視化することにより、各部署の担当範囲が明確になるため、連携しやすくなります。

3.業務プロセスの可視化は業務効率化の第一歩

業務プロセスの可視化は、業務効率化を行うための第一歩です。

「DXを推進したい」「バックオフィスの業務効率化を進めたい」となったときに、システムを導入したり新たなマニュアルを作成したりするだけでは失敗しやすいものです。なぜなら、業務の基盤となる業務プロセスが可視化されていない、すなわち、業務における課題も明確になっていないからです。

例えば、ペーパーレス化を推進するシステムだけを導入しても、現状の課題が解決できるとは限りません。それどころか、現状のフローにさらに追加の作業を継ぎ足す形で、システムを運用することになってしまうかもしれません。

まずは、現状の業務プロセスを可視化し、「ムリ」「ムダ」「ムラ」などの業務課題を明確にしたうえで、業務効率化を行うべきポイントを見つけることが大切です。

4.業務プロセスを可視化し業務改善につなげるための4つのステップ

業務プロセスの可視化の重要性が把握できたところで、ここからは業務プロセスを可視化し、業務改善や業務効率化につなげる具体的な方法をご紹介します。

どのようなステップで進めると業務プロセスの可視化ができるのか、参考にしてみてください。

4-1.現在の業務内容と課題を抽出する

まずは、現在従業員がどのような業務を行っているのか、業務のどこに課題を感じているのかなどを、細かく抽出します。
このときに、どの範囲の業務プロセスを可視化するのか決めておきましょう。

業務プロセスの可視化を行う範囲が決まったら、現状の把握に入ります。さまざまな実施方法がありますが、ここでは2つの方法をご紹介します。

①部署ごとに話し合いをする

部署ごとに現状の業務内容や業務で負担となっていること、無駄だと感じていることを話し合います。従業員全員が参加して意見を出し合うことで、漏れなく業務内容や意見を拾えるところがメリットです。

事務業務の場合は「同じ内容の入力が多い」「承認フローが曖昧」など、細かな問題点も明確にしていきます。業務内容と意見はリスト化し、責任者や担当者が社内全体の業務内容と意見をまとめます。

②現場担当者や責任者にヒアリングをする

業務プロセス可視化を進める担当者が、各業務の現場担当者や責任者にヒアリングをする方法です。企業の規模が大きい場合や、部署ごとに話し合いをする時間を設けることが難しい場合に向いています。

業務内容
現状の課題や問題点
導入したいツールや設備
現在の業務の負担感やスケジュール感

など、項目を決めて細かくヒアリングをしていきます。社内に業務内容や業務量などに関するデータがある場合は併せて活用し、できる限り明確に現状を把握できるようにしましょう。

4-2.業務プロセスを改善する方法を検討する

可視化した業務内容や課題をもとに、現状の業務プロセスを改善する方法を検討します。業務プロセスを改善するときは、以下のような4つの視点で検討してみましょう。

業務プロセスを改善するときの4つの視点
簡素化	不要な業務や無駄な業務を削る
集約化	複数の工程で共通して行われていることをまとめる
標準化	誰でも同じように業務が遂行できるように業務プロセスを改善する
システム化	現在の課題を解消するシステムを導入して業務プロセスの改善を図る

①簡素化

簡素化は、不要な業務や無駄な業務を削る方法です。例えば、現在は書類の申請に3回の承認が必要だとしましょう。この工程を負担に感じている従業員が多い場合、承認回数を1回に減らすことは簡素化にあたります。

また、形式化している朝礼や会議の回数を減らす、不要だと感じる提出書類を使用しないなども簡素化に当たります。簡素化は作業や工程そのものが減るため、業務効率化や従業員の負担を減らすことに直結するところがメリットです。

一方で、業務を簡素化しても、業務の品質や従業員のモチベーションが維持できるかは十分に確認をしておきましょう。例えば、承認回数を減らすことによって、業務工程上のミスが増えてしまえば、本末転倒になってしまいます。

②集約化

集約化は、複数の工程で共通して行われていることをまとめる方法です。例えば、業務内容ごとに別の方法で顧客登録や顧客管理をしていた場合は、一元管理することによって、共通化が実現できます。

共通化をすると、工程の重複や無駄な作業を減らせるところがメリットです。先ほどの例でみれば、顧客の登録は特定の課が一度行うフローに改良した場合、他の課で行っていた顧客登録に係る業務時間は減らすことができます。共通化する場合は、どこに責任の所在があるのか、どのように連携をするのか決めて進めるといいでしょう。

③標準化

標準化は、誰でも同じように業務が遂行できるよう、業務プロセスを改善する方法です。例えば、企業内のAさんでなければできない業務が多いと、Aさんが休んだり異動になったりした際に業務を継続できません。

そこで、一定の品質が保てる業務の手順や方法を明確にして、誰でも対応できる基盤を整えます。とくにバックオフィス業務は業務の流れや品質を標準化しやすいため、現在の業務内容や負担感に応じて検討してみるといいでしょう。

④システム化

システム化は、現在の課題を解消するシステムを導入して業務プロセスの改善を図る方法です。例えば、現在紙面で処理をしている書類が多く、作業負担やコストがかかっているとします。これを解消するために、ペーパーレス化を促進するシステムを導入する方法などが当てはまります。

システムを導入すると業務工程や業務負担の削減や、業務フローの明確化につながります。デメリットとしては、システム導入のコストやランニングコストがかかるところです。業務プロセスを可視化したときにとくに問題となっている部分に的を絞り、無理のない範囲での導入を検討しましょう。

可視化した業務プロセスを4つの視点でまとめると、不要な工程や業務、集約できる業務などが明確になります。

4-3.業務プロセスを可視化する

業務プロセスの改善策がまとまったところで、その改善策を実施した状態の業務プロセスを可視化していきます。業務内容により可視化する方法は異なりますが、一例として下記の方法があります。

①フローチャート

フローチャートとは、記号を用いて業務の流れや手順を示すチャートのことです。業務の手順を時系列に沿って分かりやすくまとめられるところが特徴です。

承認依頼の流れを可視化する
業務内容の担当範囲や一連の流れを可視化する

など、業務プロセスの手順を可視化したいときに役立ちます。フローチャートを作成するときは、端的に分かりやすく記載するようにしましょう。

例えば「書類を作成する」ではなく「書類の作成」など、できる限り短い言葉で記載すると、理解しやすくなります。また、業務範囲や担当者を色や記号で分けると、誤って理解することが少なくなるでしょう。

②マニュアルの作成

フローチャートでは業務全体の流れや手順、担当範囲が理解できますが、細かな業務内容は把握できません。そこで、フローチャートと併せて、マニュアルを作成することがおすすめです。

マニュアルは業務内容を標準化するために、業務の手順や内容、注意点などをまとめたものです。特定の業務に初めて従事する場合に、マニュアルを読めばある程度まで理解できるような精度を目指して作成します。

例えば、請求書の作成手順をマニュアル化する場合は、パソコン操作の方法や承認の手順、保存方法など一連の業務内容を細かく記載します。マニュアル作成には専門的な知識や現場の意見が必要なので、責任者や担当者と共に取り組むといいでしょう。

③プロセスマップ

プロセスマップは、組織内全体の業務フローを可視化したものです。

フローチャートは特定の業務の手順や流れを示すのに対して、プロセスマップは組織全体の業務の階層や流れ、関わり合いが可視化できるところが特徴です。社内の業務プロセスを横断的に可視化したい場合に役立ちます。

自分の担当範囲だけでなく、全体の業務プロセスを従業員が把握することで、部署や部門を越えて連携したり、スケジュールを調整するときに役立ちます。

このように、業務課題を可能な限り解消した状態の業務プロセスを可視化することにより、無駄や負担などを省いた業務プロセスが完成します。

4-4.可視化した業務プロセスを浸透させる

最後に、業務課題を踏まえて改善を行い、可視化した業務プロセスについて、従業員同士で話す場を設けます。新しいフローチャートやマニュアルを見ながら、どのような点が改善されたのか理解を深めます。

ただし、これだけでは机上の空論となる可能性があるため、新たに可視化した業務プロセスを実行に移すための目標を設定しましょう。例えば特定の事務業務において、業務プロセスを見直して、業務内容の簡略化を検討したとします。そこで、改善した業務プロセスを実行することによって残業時間を2割削減するという目標を設定しました。

企業は、定期的に目標の達成度を確認しながら、業務プロセスの改良を続けていきます。業務プロセスは一度可視化し、改善を行っただけでは、理想的な業務プロセスを設計することが難しいため、効果測定と改善を繰り返し行うことが重要です。

業務プロセスの可視化を支援するサービスを使うことも一つの方法

業務プロセスの可視化には、段階的に取り組んでいく必要があるため、一定の時間と労力がかかります。社内で取り組む時間を捻出できない場合は、業務プロセスの可視化を支援する外部企業のサービスを利用するのも一つの方法です。

すると、現状の課題抽出や業務内容の可視化、改善策の検討などをまとめて実施し、業務プロセスの最適化を目指すことが可能になります。外部企業のサービスによって提供される内容は異なりますが、必要に応じて検討してみてください。

5.業務プロセスを可視化するときの3つのポイント

最後に、業務プロセスを可視化するときに知っておきたい3つのポイントをご紹介します。

業務プロセスを可視化するときの3つのポイント

業務プロセスを可視化する目的を決める
業務プロセスを可視化する範囲を決める
業務プロセスを可視化する方法を決める

業務プロセスを可視化した後の成果を最大化するためにも、3つのポイントを押さえて進めてみましょう。

5-1.業務プロセスを可視化する目的を決める

1つ目は、業務プロセスを可視化する目的を明確にすることです。なぜ、業務プロセスを可視化するのか分からないと本腰を入れて取り組みにくいのはもちろんのこと、業務プロセスの可視化の先にある課題の解消につながりません。

業務効率化やDXを進めたい
コストを削減したい
従業員が働きやすい環境を構築したい

など、業務プロセスを可視化する目的を決めておきましょう。目的が曖昧な場合は従業員の声に耳を傾けて、現状の課題や不満を参考にするのも一つです。

5-2.業務プロセスを可視化する範囲を決める

2つ目は、業務プロセスを可視化する範囲を決めることです。業務内容が多岐に渡る場合や従業員数が多い場合は、一度にすべての業務プロセスを可視化することは非常に大変です。

業務の負担にならない範囲で可視化を進めるためには、例えば、まずは部署単位、チーム単位での業務プロセスの可視化からスモールスタートすると、業務内容や課題の抽出がしやすいです。

部署やチーム単位の業務プロセスの可視化や改善が進んだところで、それぞれの情報をもとに企業全体の業務プロセスの可視化に進むことも可能です。このように、無理なく取り組めるように、業務プロセスを可視化する範囲や段階を決めておきましょう。

5-3.業務プロセスを可視化する方法を決める

3つ目は、あらかじめ業務プロセスを可視化する方法を決めておくことです。「4.業務プロセスを可視化し業務改善につなげるための4つのステップ」でも解説しましたが、現状の課題や改善ずるべき点が把握できても、可視化する方法が不明瞭では情報を収集しただけで終わってしまいます。

先ほど紹介したマニュアルの作成やフローチャート、プロセスマップを参考に、どのような方法で可視化をするのか決めておきましょう。

業務プロセスを可視化する方法の一例
フローチャート	業務工程やチーム、部署単位の業務の手順や流れを可視化したいとき
マニュアル	業務内容を標準化できるように細かく規定したいとき
プロセスマップ	組織全体の業務プロセスを横断的に可視化したいとき

このとき、業務プロセスを可視化する方法としては、従業員の誰もが理解できる方法であることが重要です。オリジナル性の高い方法や専門性の高い方法では、共通理解がしにくいこともあります。フローチャートやマニュアル、プロセスマップのように、一般的に普及している方法を検討することをおすすめします。
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