生産性向上とは、従業員の人数や労働時間・かかったコストなどに対する製品やサービスなどの生産量を増やすための施策や取り組みのことです。

例えば、飲食店において顧客のデータ分析を行い、ニーズに合わせてメニューやメニュー表の改良を行うことで収益アップにつなげることは、生産性向上にあたります。

生産性向上の取り組み例｜飲食店の場合

①飲食店で顧客の来店時刻・性別や注文傾向などを調査

②調査結果から売れそうなメニューを絞り込み、

• 売れそうなメニューは、顧客の好みに合わせて改良
• 売れ行きの悪いメニューは廃止

③メニュー表で、顧客の興味を引きそうなメニューは、以下のような方法でクローズアップ

• 写真を入れる
• 内容を紹介する

生産性向上は、少子高齢化に伴う慢性的な人材不足や、グローバル化の進展で競争が激しくなっていることなどを背景に注目を集める、すべての企業にとって必須の取り組みです。

生産性向上とは

• 投下した資源に対する生産量を増やす取り組み
• 少子高齢化に伴う慢性的な人材不足や、グローバル化の進展で競争が激しくなっていることなどへの解決策となり得る

生産性向上につながる代表的な施策例5つ

デジタルツールの活用	デジタルツールを導入し、業務負担を軽減する 具体例としては、RPAツールを導入し、統計やデータ入力・議事録作成などの定型業務を自動化することが挙げられる
不要な工程をなくす	業務プロセスを可視化し、効率化する 例を挙げると、不要な集計作業や会議・報告書をなくす、などが当てはまる
適材適所の人員配置	業務に必要なスキルや経験を持った人材を配置する スキルが要求されない業務であっても、本人の希望に合わせた配置にすることでモチベーションアップにつながり、作業率の向上が見込める
従業員のスキルアップ	従業員に継続的にスキルを習得させることで、処理できる業務を増やしたり質を高めたりできる 具体的には、研修や意見交換会、資格取得の支援などの方法が挙げられる
ノウハウ・情報を共有する	業務を効率的に進めるノウハウや、顧客情報など役立つ情報を速やかに共有できる仕組みをつくることで、組織全体の生産性を向上させられる クラウドストレージにデータを整理する、社内マニュアルツールを導入するなど、デジタルツールを活用することでスムーズに共有可能

生産性向上に取り組むことで企業には、ワークライフバランスを改善できる、顧客満足度を高められるなど、さまざまなメリットがあります。

ただし、生産性向上を間違った方法で進めると、成果物の品質が低下したり、労働環境が悪化したりするリスクがあることに注意が必要です。

生産性向上の取り組みを成功させるには、正しい方法や押さえるべきポイントを把握して進めることが欠かせません。

生産性向上を成功させるポイント3つ

• PDCAを回す
• 補助金を活用する
• アウトソーシングやツールを使う

この記事では、生産性向上の概要や施策の例、生産性向上に取り組むメリット・注意点など、初心者が押さえるべき基本のポイントをご紹介します。

この記事の内容

• すべての企業が取り組むべき「生産性向上」とは
• 生産性向上のメリット・注意点
• 生産性向上の事例2つ
• 生産性向上を成功させるポイント3つ

さらに後半では、生産性向上の事例や成功させるためのポイントといった、より実践的な内容についても説明しています。

今回ご紹介する内容を把握しておけば、生産性向上について基本的なことを理解し、現状の業務について、生産性を向上させるにはどういうことが必要かをご理解いただけます。

企業の競争力を高めるとともに、快適にモチベーション高く仕事をできる労働環境をつくるためにも、生産性向上について、基本となるポイントを確認しておきましょう。

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1.すべての企業が取り組むべき「生産性向上」とは

生産性向上とは、投下した資源に対する生産量を増やす取り組みのことです。なお生産性とは、以下のとおり、投下した資源などのインプットに対する、製品やサービスの生産量といったアウトプットの割合のことです。

詳しくは後述しますが、生産性を向上させるには、基本的には、

1. インプットを減らす
2. アウトプットを増やす
3. どちらも取り組む

といった3つのアプローチの仕方があります。生産性を向上したい業務や企業の状況に合わせて、①～③の中で実現可能な方法を選んでいくこととなります。

飲食業を例に、どういうことか見てみましょう。

生産性向上とは？

① インプットを減らす （投下する人員や費用を減らす）	提供するメニューを売れ筋商品に絞ることで、仕入れや食材保管のコストを抑えたが、売上は仕入れる食材を限定する前と変わらず同額だった
② アウトプットを増やす （生産量を増やす）	提供メニューや仕入れ内容は変えていないので経費は変わらないが、メニュー表をわかりやすく変えたら、売上が15％アップした
③ どちらも取り組む	食材を安く仕入れてコストを安く抑えた上に、メニュー表も工夫して売上も15％アップした

ここでは、このような生産性向上が近年特に必要とされている背景や、生産性向上につながる代表的な方法について解説します。

1-1. すべての企業に生産性向上が必須である理由

企業にとって、生産性向上に取り組むことは必須と言えます。少子高齢化による人材不足や、グローバル化に伴い競争が激しくなっているといった課題を解決するために、生産性の向上が欠かせないからです。

社会全体で人材が不足している状況では、従業員を増やすことで収益をアップさせることはできません。そればかりか、今までどおりのやり方を続けていては、既存の従業員の負担が大きくなり労働環境が悪化するリスクが高くなります。

このような事態を避けるには、限られた人員でも無理なく成果が出せるよう、生産性を向上させることが必要です。

また、グローバル化やインターネットの普及に伴い、他国の企業とも競争しなければならない現状では、できる限り無駄なく効率よく収益を上げる必要があります。日本の生産性は世界的に見ると低い状況であるため、競争に勝つには生産性向上の取り組みが必須です。

公益財団法人日本生産性本部の公表した「労働生産性の国際比較 2022」においても、日本はOECD加盟38ヶ国中、時間当たり労働生産性は27位、一人当たり労働生産性は29位という結果でした。

1-2. 生産性向上につながる代表的な施策例5つ

生産性を向上させるためには、先ほどお伝えしたとおり、投下する人員や費用を減らす・生産量を増やすといった方法があります。また、業務の効率や能率を上げることでも、生産性を向上させることができるでしょう。

このような生産性向上を実現するには、デジタルツールの活用、不要な工程をなくす、適材適所やスキルアップなどの施策が代表的です。

生産性向上につながる代表的な施策例5つ

デジタルツールの活用	デジタルツールを導入し、業務負担を軽減する 具体例としては、RPAツールを導入し、統計やデータ入力・議事録作成などの定型業務を自動化することが挙げられる
不要な工程をなくす	業務プロセスを可視化し、効率化する 例を挙げると、不要な集計作業や会議・報告書をなくす、などが当てはまる
適材適所の人員配置	業務に必要なスキルや経験を持った人材を配置する スキルが要求されない業務であっても、本人の希望に合わせた配置にすることでモチベーションアップにつながり、能率の向上が見込める
従業員のスキルアップ	従業員に継続的にスキルを習得させることで、処理できる業務を増やしたり質を高めたりできる 具体的には、研修や意見交換会、資格取得の支援などの方法が挙げられる
ノウハウ・情報を共有する	業務を効率的に進めるノウハウや、顧客情報など役立つ情報を速やかに共有できる仕組みをつくることで、組織全体の生産性を向上させられる クラウドストレージにデータを整理する、社内マニュアルツールを導入するなど、デジタルツールを活用することでスムーズに共有可能

2. 生産性向上のメリット・注意点

生産性を向上することで、ワークライフバランスの改善につながるなど、企業にとってさまざまなメリットがあります。ただし、生産性向上に取り組む際は、取り組み方を誤ると成果物の品質が低下するリスクがあるなど、注意点もあることを知っておく必要があるでしょう。

生産性向上のメリット・注意点

生産性向上のメリット	ワークライフバランスの改善につながる 人員不足に対応できる 顧客満足度を高められる
生産性向上の注意点	成果物の品質が低下するリスクがある 労働環境が悪化する危険性がある

以下では、メリット・注意点について、もう少し詳しく説明していきます。

2-1. 生産性向上の代表的なメリット3つ

生産性向上の代表的なメリットは、以下の3つです。

2-1-1. 【メリット①】ワークライフバランスの改善につながる

生産性向上の取り組みを進めることで、従業員のワークライフバランスを改善させることができます。生産性向上の施策を行うことで、業務の負荷が減り、定時帰宅や休暇取得がしやすい環境が整うからです。

例えば、デジタルツールを導入することで煩雑な定型業務から解放される、業務プロセスの見直しで無駄な作業や会議が削減される、などが挙げられます。

ワークライフバランスが改善されれば、

1. 従業員満足度が向上する
2. 仕事へのモチベーションが高まりやすくなる
3. その結果、仕事の能率が上がり、さらに生産性が向上する

という好循環にも期待できます。

2-1-2. 【メリット②】人員不足に対応できる

人員不足に悩まされているなら、生産性向上の取り組みをすることで解決が可能です。生産性が向上すれば、限られた人員で業務を完了したり、収益を高めたりできるようになるからです。

業務をRPAツールで自動化すれば、従業員はその分、別の業務をこなすことができます。また、従業員のスキルアップをサポートすれば、一人ひとりが、少ない時間で多くの成果を上げられるようになるでしょう。

マンパワーが足りないと感じているなら、生産性向上の施策を実施し、アウトプットを増やせないか検証してみるのが先決です。

2-1-3. 【メリット③】顧客満足度を高められる

生産性向上に取り組むことは、顧客満足度を高めるのにも有効です。生産性向上の施策を実施すると、従業員に時間的なゆとりができ、業務の改善に力を注ぎやすくなるからです。また、従業員のスキルアップをサポートすることで、顧客満足度を高める提案が出てきやすくなります。

例えば、商品開発に顧客ニーズを的確に反映できるようになる、業務プロセスの無駄をなくすことでこれまで以上に質の高い製品を同コストで生み出せるようになる、といったことが挙げられるでしょう。

このように、生産性向上に取り組むことで、顧客のニーズに的確かつ迅速に応えられるようになり、顧客満足度アップにつながります。

2-2. 生産性向上の注意点

行き過ぎた生産性向上への取り組みは、成果の品質を下げてしまうなど、逆効果になるリスクがあることに注意しましょう。

2-2-1. 【注意点①】成果物の品質が低下するリスクがある

無駄な工程をなくすことを徹底させようとするあまり、必要な工程までなくしてしまうと、商品・サービスの品質低下の原因となってしまいます。

例えば、生産ラインの省力化をはかるために品質チェックをほとんどなくしてしまったら、これまでは見つけられていた欠陥を見逃し、不完全な商品を顧客に届けてしまいかねません。

また、インプットを最小化するために過度な人員削減を実施すると、きめ細やかなサービス提供や顧客へのフォローはできなくなるでしょう。

重要なのは、削減ありきではなく、顧客への質の高い商品・サービス提供を優先させ、質に影響のない範囲で無駄をなくすことを検討することです。

2-2-2. 【注意点②】労働環境が悪化する危険性がある

生産量アップなど、アウトプットを増やすことに過度にこだわり過ぎると、労働環境の悪化につながる危険性があります。

人員を増やすことなく短期的に生産量を上げようとすると、従業員の労働時間を増やす・ノルマを増やす・マルチタスクを強要する、といった事態になりがちだからです。

このような事態を避けるためには、長期的な視点で、生産量などのアウトプットを増やす仕組みづくりを優先して行う必要があります。例えば、デジタルツールを導入し効率化する・不要な作業はなくす・効率の上がるノウハウを共有する、といった施策が挙げられます。

適正な労働環境を維持しながら生産性を向上しないと、従業員が疲弊してしまい、効果は長続きしません。

3.生産性向上の成功事例2つ

生産性の向上について基礎的なことがわかったところで、具体的なイメージをつかむために、実際の事例を見てみましょう。

ここでは、上記の事例についてご紹介しますので、生産性向上の施策を検討する際の参考にしてみてください。

3-1.ITツール導入と人員の適正配置で生産性を向上させた事例

京都で宿泊業を営む旅館では、ITツールの導入と人員の適正配置で、従業員の労働時間を削減し、生産性の向上を実現したそうです。

①ITツール導入	モバイル端末とSNSを連絡業務用に導入 フロント係と客室係の連絡をITツールで行うことで、フロントと客室を移動する時間を削減
②人員の適正配置	スキルマップを整備し、各従業員がどのような業務をどの程度のレベルでこなせるのか可視化 スキルアップをもとに、繁忙時に従業員が複数の持ち場間で応援体制を取れるようにした

3-2.データ分析とノウハウの共有で生産性を向上させた事例

寝具の製造・販売を主要な事業とする老舗企業では、データ分析とノウハウの共有で販売員の成約率をアップさせ、生産性の向上を成功させたそうです。

①データ分析	売上の高い優秀な販売員の営業ノウハウを把握するため、店内などにビデオカメラ及びボイスレコーダーを設置し、接客時の対応データを収集 集めたデータを分析し、売上につながる接客ノウハウを整理
②ノウハウの共有	研修会を実施し、新人販売員などにノウハウを共有 ノウハウの資料に加え実際の接客動画を確認し、実践イメージを把握させた

4.生産性向上を成功させるポイント3つ

生産性向上を成功させるためには、押さえるべきポイントが3つあります。

それぞれ、どのようなところがポイントなのか、順番に確認してみましょう。

4-1. PDCAを回す

生産性向上の施策を実施したら、必ず、効果を検証してフィードバックし改善するといったPDCAサイクルを回すことが大切です。

生産性向上の施策を行ってから、実際に生産性が上がるまでには時間を要するからです。そのため、一度施策を行ったら終わりではなく、その効果を確認しながら、改善や追加の施策を行う必要があります。

例えば、業務プロセスを見直して部分的に工程を減らしたけれど、運用してみたら、追加で減らすべき作業などが見つかることもあるでしょう。

生産性向上の取り組みを、継続して改善していくことが、成功への近道です。

4-2. 補助金を活用する

生産性向上の施策には、デジタルツールの導入や設備投資などで、費用がかかる場合があります。そのような場合に活用したいのが、生産性向上関係の補助金です。生産性向上関係の補助金の代表例として、厚生労働省の「業務改善助成金」が挙げられます。

業務改善助成金とは？

概要	中小企業・小規模事業者の生産性向上を支援する補助金 生産性を向上させる目的で設備投資などを行い、事業場内最低賃金を引き上げた場合に、助成が受けられる
主な助成条件	就業規則などに、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げることを定める 引き上げた賃金額を支払う 生産性を向上させる目的で、機器・設備・コンサルティングの導入や、人材育成などを実施し、その費用を支払う ※詳しくは、公式ホームページをご確認ください
公式ホームページ	[２]業務改善助成金：中小企業・小規模事業者の生産性向上のための取組を支援｜厚生労働省

※参考：厚生労働省「業務改善助成金」

生産性向上の施策を実施したいけれど、コストがかかるのでためらっているという場合は、補助金の利用を検討してみましょう。

4-3.アウトソーシングやツールを使う

効果的に生産性を向上させたいなら、アウトソーシングやデジタルツールの導入を、積極的に検討しましょう。

生産性向上には、コア業務に時間を割くことが欠かせませんが、そのためにはノンコア業務の負担を軽減することが欠かせないからです。

従業員でなくてもできる業務は、外注したり自動化したりすることで、顧客ニーズの分析や質の高いサービス・商品開発、マーケティングなどに注力できるようになります。

ここまで記事を御覧いただいた上で、

「顧客データの活用方法についてもっと知りたい…」
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5.まとめ

生産性向上とは、投下した資源に対する生産量を増やす取り組みのことです。

生産性を向上させるには、基本的には、

1. インプットを減らす
2. アウトプットを増やす
3. どちらも取り組む

といった3つのアプローチの仕方があります。

このような生産性向上を実現するには、デジタルツールの活用・不要な工程をなくす・適材適所やスキルアップなどの施策が代表的です。

生産性向上につながる代表的な施策例5つ

デジタルツールの活用	デジタルツールを導入し、業務負担を軽減する 具体例としては、RPAツールを導入し、統計やデータ入力・議事録作成などの定型業務を自動化することが挙げられる
不要な工程をなくす	業務プロセスを可視化し、効率化する 例を挙げると、不要な集計作業や会議・報告書をなくす、などが当てはまる
適材適所の人員配置	業務に必要なスキルや経験を持った人材を配置する スキルが要求されない業務であっても、本人の希望に合わせた配置にすることでモチベーションアップにつながり、能率の向上が見込める
従業員のスキルアップ	従業員に継続的にスキルを習得させることで、処理できる業務を増やしたり質を高めたりできる 具体的には、研修や意見交換会、資格取得の支援などの方法が挙げられる
ノウハウ・情報を共有する	業務を効率的に進めるノウハウや、顧客情報などの役立つ情報を速やかに共有できる仕組みをつくることで、組織全体の生産性を向上させられる クラウドストレージにデータを整理する、社内マニュアルツールを導入するなど、デジタルツールを活用することでスムーズに共有可能

生産性向上のメリット・注意点は、以下のとおりです。

生産性向上のメリット・注意点

生産性向上のメリット	ワークライフバランスの改善につながる 人員不足に対応できる 顧客満足度を高められる
生産性向上の注意点	成果物の品質が低下するリスクがある 労働環境が悪化する危険性がある

生産性向上を成功させるには、押さえるべきポイントが、3つあります。

生産性向上の施策を実施することで、企業の競争力を高めるとともに、快適にモチベーション高く仕事をできる労働環境を構築できます。今回ご紹介した内容を参考にして、社内の業務プロセスや環境を見直してみてください。

この記事を書いた人：

PlariTown編集部