「営業の業務効率化を図りたいが、何から始めるのが有効なのだろう？」
このようなお悩みをお持ちではありませんか？

自社に合う方法を選びながら、ポイントを抑え営業の業務効率化を実践することができれば、業務効率化によるメリットを享受できるだけでなく、業務効率化により浮いた時間を新規開拓や商談などへも充てられるため、営業にとって最も重要な「売上増加」も期待できるようになるでしょう。

しかし、やみくもに営業の業務効率化を進めようとしてしまうと、後で「余計な業務が増えただけだった」「自社には合わない方法だった」と困ってしまうことになるかもしれません。

そこで本記事では、営業の業務効率化を成功させたい方のために、以下の内容をお伝えします。

本記事で主にお伝えすること

• 営業の業務効率化へ取り組む際に優先すべき業務
• 営業の業務効率化を妨げている3つの問題
• 営業の業務効率化に役立つ方法4選
• 中長期的な売上拡大を目指す場合に検討したい業務効率化方法

最初に、営業の業務効率化へ取り組む際の優先順位や、営業の業務効率化が進みにくい理由などについて解説します。その後、具体的な業務効率化方法や、その進め方まで詳しくお伝えしていきますので、最後までお読みいただければ、自社の営業業務の効率化へ着手しやすくなるはずです。

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1.営業の業務効率化は、社内業務を中心に着手するのがオススメ

営業の業務効率化を図る際に、最初に意識すべきことは、「社内業務を中心に業務効率化へ取り組むことが重要である」ということです。

営業活動における社内業務とは、具体的にみると、主に以下のような事務作業や、社内での報告業務などのことを指します。

営業の仕事というと、顧客との商談を含め、対外的なコミュニケーションがメインだと考えている方は多いと思います。しかしながら、商談やプレゼンテーションなどの業務は、対人業務であるため、効率化をしようにも難しい部分が多いという特徴があります。

こうした中、社内の事務作業であれば、各種業務フローや作業のオンライン化などによって、比較的すぐに業務を効率化することが可能です。1日の中で多くの時間を費やしており、かつ売上向上へはすぐに直結しない社内業務の効率化を図ることによって、浮いた時間を対顧業務へ費やすことができるようになるのです。

このように、営業の業務効率化に向けては、営業社員が社内で実施していて、かつ効率化を行いやすい事務的な作業を中心に進めることが重要になります。

2.社内業務の効率化を妨げている3つの問題

次に、営業の業務効率化を妨げている問題について詳しく確認していきましょう。営業の社内業務の中でも、特に問題となりやすいポイントを正しく認識しておくことにより、自社の状況に応じて「どのような改善（効率化）方法を選ぶべきか」が明確になるからです。

本章でお伝えする、営業の業務効率化を妨げている主な問題は、以下の3つです。

早速詳しく見ていきましょう。

2-1.営業活動の事前準備や、営業活動後の情報管理に時間がかかる

1つ目の問題は「営業活動の事前準備や、営業活動後の情報管理に時間がかかる」というものです。

例えば、「顧客との商談で契約を獲得する」という目標達成のためには、営業担当者は商談だけを行えばよいわけではなく、前後に以下のような業務が発生します。

このように、社内で対応しなければならない業務が多く、肝心の商談内容の検討や戦略を練るために時間を割くことができない、と困っている営業担当者は多いのではないでしょうか。

また、営業担当者が自分1人であれば、自身が分かるようにデータを保管できていれば良いかもしれませんが、多くの会社では複数の営業担当者がチームになっていることと思います。

すると、以下のような問題が発生することにより、業務に余計な時間がかかってしまうことがあります。

これらの業務に共通する問題点は「社内で十分な情報管理・共有ができていないこと」です。

このような状況に悩まされている場合は、営業担当者が時間や場所を選ばず各種資料や情報、名刺データなどへアクセスできる「情報管理・共有の仕組み」を取り入れましょう。すると、営業の業務効率化を一段階先に進めることができます。

2-2.社内文書の作成や承認に時間がかかる

2つ目は「社内文書（会議資料や報告資料、その他の書類）の作成、承認に時間がかかる」というものです。

営業担当者が行っている社内文書関連業務には、以下のようなものがあります。

これらの業務は、社内文書のフォーマットが統一されていなかったり、電子化ができていなかったりすると、作成や管理、承認までに時間がかかってしまいます。感染症流行による在宅勤務の増加などに伴い、社内文書の電子化がある程度進んできている企業も増えてきましたが、書類を手書きで作成している企業はまだ残っている状況です。

そのような企業は、社内文書のフォーマット統一や電子化、承認フローの電子化などにより、「社内文書関連業務を効率化すること」に取り組むべきだと考えられます。

社内文書の作成から承認までのスピードを短縮する、あるいは社内文書の管理や検索を容易にすることなどにより、営業担当者が他の重要な業務へ時間を割ける状態を作っていきましょう。

2-3.社員によって営業スキルや推進方法が異なる

3つ目の問題点は「社員によって営業スキルや推進方法が異なる」という点です。

営業の仕事は、単純作業ではありません。顧客のニーズを掴むこと、また、顧客ニーズに対して的確な提案を行うなどの能力が問われます。そのため、「営業担当者によって、営業スキルは違って当たり前」「優秀な営業担当者のスキルレベルまでは、個人の努力で追いつくことが重要」という認識を持っている方もいるかもしれません。

しかしながら、「顧客向けのプレゼンテーション資料を準備する」という業務一つとっても、優秀な社員が以前に作成した資料を誰でもすぐに参照できる、あるいは、営業成績が良好な担当者の資料作成・発表方法を学ぶことができれば、「プレゼンテーション準備にかかる時間の削減」や「顧客向けの提案の質の向上」などへ繋げることができるはずです。

そこで着手すべき取り組みが、「情報共有の効率化」です。

優秀な営業担当者が、彼らの知見として蓄えている業務遂行上の「コツ」や営業推進方法などを、他の担当者へも共有できる状態にすることで、営業担当者全員のスキルを上げていくことができます。

3.営業の業務効率化に役立つ方法4選

ここまで、営業の業務効率化を妨げる問題について詳しくお伝えしてきました。本章では、それらの問題を解消しつつ、営業の業務を効率化するための具体的な方法を見ていきましょう。

3-1.社内・部署内の情報を一元化する

一つ目は、「社内・部署内の情報を一元化する」という方法です。

例えば、商品情報が複数のファイルに分かれて作成・保存されていたり、取引先の資料が複数のフォルダに散在していたりすると、必要な情報を探すためだけに、社員の余計な時間がかかってしまいます。そのため、社内の複数箇所に分散されている情報は、可能な限り統一して管理することが大切です。

ただし、最初から全ての情報を一元管理することは困難です。
そこで、まずは一元管理することで業務効率が上がりやすい以下のような情報の集約から取り組んでみることをお勧めします。

例えば、顧客情報の一元管理には、以下のようなメリットが想定されます。

顧客情報を一元管理することにより、上記のようなメリットを享受しながら、営業活動を効率化することが可能です。

顧客リストやデータベースを作成する際は、以下のような項目をExcelなどで管理、あるいはデジタルツール上へ蓄積したうえで、社内で共有し、共有後も各担当者新しい情報を入手した際は、情報を都度入力してもらうことが重要です。

情報管理の効率化に向けた第一歩として、まずはこのようなリスト・データベースの作成を進めましょう。

さらに、上記のリストやデータベース作成にあたっては、名刺管理方法の改善も、重要なポイントの一つです。

名刺は一般的に個人間で取り交わされるものなので、その管理を個人に任せている企業は多いと思います。しかしながら、名刺に含まれる取引先の部署名や連絡先などは、企業全体の営業戦略を立てる上で重要な情報であり、大切な資産です。そのため、本来は企業主導でしっかりと管理すべきものだといえるでしょう。

ただし、営業担当者が、「名刺1枚1枚の情報を手作業でExcelやデータベースへ転記し、情報を集約する」という方法では、膨大な時間がかかってしまいます。そのため、以下のような名刺管理サービスを活用するのがおすすめです。

上記のように名刺管理を電子化すると、顧客情報を探すためにかかっていた余分な時間の削減に役立つだけでなく、効率的な顧客開拓にも役立ちます。例えば、「自社の●●さんが、▲▲社の常務と名刺交換をしたことがあるようだから、そこを糸口にアプローチをかけてみよう」というように、実際の営業活動へ繋げることができた事例もあります。

そのため「現状は紙の名刺を机の中に保管しているだけで、有効活用できていない」「名刺管理は個人に任せている」という場合は、このような名刺管理サービスを活用することにより情報管理を効率化していきましょう。

3-2.社内・部署内の紙の書類を電子化する

営業業務の効率化の第一歩として取り掛かりやすい方法の一つに、手書きの書類や紙でやり取りされている書類を電子化することが挙げられます。

現在は、一から手書きで書類を作成する企業は少なくなってきていると思いますが、「パソコンで作成・印刷した書類を各部署で回覧したうえで、担当者がコメントなどを記入する」といった業務フローが残っている企業は多いのではないでしょうか。

しかし、手書きを含め、紙の書類には以下のデメリットがあります。

そのため、まずは現在手書きで作成している、あるいは紙で管理・回覧しているような書類をピックアップしたうえで、使用頻度の高い書類から優先的に電子化することをおすすめします。

具体的な方法は以下の通りです。

上記のような方法により、紙の書類の電子化、ならびにその書類のやり取り（作成・申請・承認など）をオンライン上で一貫して対応できるようになれば、場所や時間の制約を受けずに可能な業務の範囲が広がるため、業務効率化への近道となります。

3-3.社内・部署内で用いる資料形式を統一する

3つ目は、「社内・部署内で用いる資料形式を統一する」という方法です。

各種資料のフォーマットや、社内で使用するソフトが統一されていない場合、以下のような問題が生じる可能性があります。

このような問題を防ぐため、社内や部署内で使用する資料の形式は統一していきましょう。
例えば、以下のような方法から取り組んでいくことは選択肢の一つです。

このような方法を取り入れると、資料上へ情報を取り纏める側と、資料から情報を受け取る側の、双方の負担を減らすことが可能です。

3-4.社内・部署内の情報共有ルールを設ける

最後の方法は「社内・部署内の情報共有ルールを設ける」というものです。

社内に何も情報共有ルールが設けられていない中で、各社員が自由に情報共有を行ってしまうと、以下のような問題が生じる恐れがあります。

このような場合は、以下のような情報共有ルールを定めることにより、部署全体の業務効率を高めていくことが可能です。どれほど有用な情報も、必要な時に必要な人が入手できなければ、有効活用することはできません。効率的に情報共有が行える土台を作るという観点からも、情報共有ルールを定めることが重要です。

さらに、単純な「情報」だけでなく、言語化されていないような「ノウハウ」を蓄積・共有しておくことにより、情報をより有効に活用できるようになるでしょう。

具体例として本項では、テレアポ（電話によるアポイントメント取得）を取り上げます。テレアポは、熟練した担当者が行う場合とそうでない場合とを比較すると、1つの案件を成功させるまでにかかる時間や手間に大きく差が生まれやすい業務です。

そこで、社内の優秀な担当者が持っているノウハウを、他の社員へも展開して誰でも使えるようにすることにより、業務の事前準備や事後処理にかかる時間を効率化でき、さらにテレアポの成功率も高めていくことができるようになります。

実際に、テレアポのノウハウをマニュアル化し、エース社員が実践している技術を他の担当者も参考にできるようにしたことにより、チーム全体としての成約率が上がったという例も珍しくありません。

テレアポのノウハウを蓄積・共有するためにおすすめの方法は以下の通りです。

ただし、マニュアルを作成する際によくある失敗の一つに、最初にマニュアルを作ったきり、内容が更新されず古くなっていくという事態が考えられます。そのため、テレアポが得意な社員をマニュアル作成担当に任命し、「3ヵ月に1回は必ず更新する」などの更新ルールを最初にしっかり決めておくと良いでしょう。

テレアポに限らず、一定のルールの下に営業活動のノウハウを社内へ蓄積できれば、「営業が得意な人が異動や退職でいなくなったために、売上が大幅に下がってしまった」というような事態を防げるほか、担当者間の引き継ぎにかかる時間や手間も削減することができます。

営業の業務やスキルアップに必要な情報を、誰もが容易に手に入れられる環境を作ることにより、営業社員全員の営業レベルを向上させることが可能になるのです。

4.中長期的な営業の業務効率化を図るためには、売上拡大をサポートするデジタルツールの導入も有効

前章では、営業の社内業務を中心に、基本的な業務効率化方法をご紹介してきましたが、「社内業務を効率化する方法は理解したが、肝心の『売上拡大』を効率的に目指していける方法は無いだろうか？」と思った方もいるかもしれません。

そこで本章では、企業の中長期的な売上拡大を効率的にサポートするデジタルツールの例として、以下の2つをご紹介します。

ただし、このような一部のデジタルツールは、導入前に「社員の二―ズ調査」「要件定義」「導入準備」などが必要となり、実際に導入して効果が出るようになるまでに、数ヶ月単位で時間がかかってしまう場合があります。

また、利用者となる社員側にも、一定程度の「デジタルリテラシー（＝デジタル技術を業務へ活用するための、『デジタル』に関する基本的な知識・スキル）」が求められます。

そのため、デジタル化に慣れていない会社や部署の場合は、まずはすぐに実践可能な業務効率化方法を取り入れて一定の効果を出した後に、既存の業務フローを抜本的に改革するためのデジタルツールの導入検討を改めて行う、という流れがおすすめです。

とはいえ早い段階から、売上拡大を効率的にサポート可能なデジタルツールにはどのようなものがあるのか、知識として知っておくことは重要です。ぜひ、本章を参考にしてみてください。

4-1.SFA

最初に紹介するのは、日々の営業活動の可視化に役立つ、SFA（セールスフォースオートメーション）です。

顧客と対面やメール・電話などでやり取りした内容は、営業担当者と上長間では日報などで共有されるものの、二者間でしか把握していないというケースが散見されます。しかしながらそのような場合は、他の上長や同僚、経理担当者などが商談の進捗や受注見込みなどをリアルタイムに確認することはできません。

SFAなどのデジタルツールでは、営業活動の様々な状況を可視化することが可能になります。すると、チーム内における情報連携がスムーズになるため、顧客対応に成功した事例や顧客反応が良かった提案書などの共有、困っている営業担当者のサポートなどを、迅速に行えるようになります。

このようにSFAは、営業部全体としての活動をレベルアップすることへ役立ちます。

4-2.CRM

次にご紹介するのが、CRM（カスタマーリレーションシップマネジメント）です。

CRMでは、顧客の基本情報だけでなく、どのような問い合わせが過去にあったのか、どの営業担当者とどのような内容の話をしたのか、などといった情報を見やすく管理することができます。

SFAが、商談を含む営業活動を軸に各種データを一元管理するものである一方で、CRMは、顧客自体を軸に、自社との関係性に関する各種データを一元管理する点が特徴となっています。

顧客数（取引先数）が数十社程度であれば、Excelなどで顧客リストを作成する方法でも、顧客管理が可能とみられます。しかしながら、「顧客数（取引先数）が数百を超える」「Excelでは管理・共有しづらいような細かい内容も営業部内でシェアしたい」といった場合は、多くのデータをまとめて管理できる、CRMを活用すると良いでしょう。

なお、具体的に各デジタルツールの導入を検討するにあたっては、以下の7つのSTEPが想定されます。

この流れに沿って、デジタルツールの導入や選定を行うことができれば、スムーズに営業の業務効率化を進めることが可能だと考えられます。

詳しくは、「DXの進め方7STEP！成功するためのポイントや失敗回避に向けたチェック項目を解説」のコラム記事も参考にしてみてください。
ここまで記事を御覧いただいた上で

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5.まとめ

この記事では、営業の業務効率化を推進するための方法を解説してきました。

最初に「社内業務を中心に業務効率化へ取り組むことが重要である」ということをお伝えした上で、社内業務の中でも、特に問題となりやすいポイントとして、下記の内容を解説しました。

上記のような問題を解消しつつ、営業の業務を効率化するための具体的な方法としては、以下の4つを紹介しています。

さらに、企業の中長期的な売上拡大を効率的にサポートするデジタルツールの例として、以下2つをご紹介しました。

最後までお読みいただいたことで、営業の業務効率化にはどのような方法があるのか、業務効率化を進めないことによるデメリット、進めることにより享受できるメリットなどを、具体的にイメージできるようになったのではないでしょうか。

営業の業務効率化検討にあたって、本記事が少しでもお役に立てたようであれば幸いです。

この記事を書いた人：

PlariTown編集部