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初心者必見！営業効率化におすすめのツール5種類｜ベストなツールの選び方

更新日：2023年07月21日

初心者必見！営業効率化におすすめのツール5種類｜ベストなツールの選び方

「営業活動の負担を軽減できる効率化ツールを知りたい」
「自社に合う営業効率化ツールを導入したい」

業務範囲が広く、負担の大きい営業活動ですが、便利なツールを使って少しでも効率化できれば嬉しいですよね。営業を効率化するツールとしては、主に次の5つが挙げられます。

営業効率化ツール5つ
MAツール	見込み客の獲得や育成、商談化のフェーズで使用するマーケティング支援ツール
SFAツール	営業活動を管理するためのツール
CRMツール	既存顧客の管理・リピーターの獲得や育成に使用するツール
コミュニケーションツール	社内外でのコミュニケーションツール
資料作成ツール	資料作成をサポートするツール

どれも営業を効率化するツールであることに変わりはありませんが、解決できる課題や、管理できる情報などが異なります。そのため、それぞれの営業効率化ツールの特徴を把握し、自社の課題に合う営業効率化ツールを選択することが欠かせません。

そこで、この記事では、営業効率化ツールの種類や導入するメリットなどの基礎知識を、まとめて解説していきます。

この記事でわかること

営業の効率化にはツールの導入がおすすめ
営業効率化ツールの種類
営業効率化ツールを導入する4つのメリット
営業効率化ツールを導入するときの注意点
営業効率化ツールの選び方

この記事を最後まで読めば営業効率化ツールの特徴やメリットが把握でき、自社に合う営業効率化ツールを選べるようになります。

営業活動の効率化は、企業の利益拡大に直結するので、どのように取り組むべきかぜひ参考にしてみてください。

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1.営業の効率化にはツールの導入がおすすめ

営業は業務範囲が広く、負担を感じやすい業種です。それに加え、顧客の価値観や接点が多様化した現在では、営業担当者が一人で見込み客の創出から既存顧客のフォローまでを行うことは難しくなってきています。

このような背景がある中、限られた人員で利益拡大をするためには、営業活動を効率化する必要があります。とはいえ、営業部署の負担を削減するために、他部署の負担を増やすことは好ましくありません。

そこで、営業効率化ツールの導入がおすすめです。営業担当者がアナログで行っていた作業や管理を、ツールを活用して効率化することができれば、担当者の負担を軽減することができます。では、営業活動を効率化できるツールにはどのようなものがあるのか、次の章で詳しく解説していきます。

2.営業効率化ツールの種類

営業効率化ツールは主に5つの種類があり、営業活動のフェーズによって使い分けができます。

営業効率化ツールの種類	主に対応している営業活動フェーズ
MAツール商談につながる見込み客を増やす	見込み客獲得・見込み客育成・商談化
SFAツール商談成約の最大化	クロージング・成約
CRMツール顧客の管理	既存顧客の管理・リピーター獲得
コミュニケーションツール資料作成ツール	すべてのフェーズに対応

営業部署の課題に応じて複数のツールを併用することもできますし、まずは1つのツールのみ導入することも可能です。各ツールによってどのように営業活動の効率化ができるのか、確認しておきましょう。

2-1.MAツール

MA（Marketing Automation）ツールとは、主に営業プロセスの初期段階である見込み客の獲得や育成、商談化のフェーズで使用するマーケティング支援ツールのことです。商談につながる見込み客を増やすことがMAツールの主な役割です。

MAツールの機能はサービスによって大きく異なりますが、主に下記のような機能が備わっています。

MAツールの主な機能
見込み客の一元管理	Webサイトからの流入や資料請求、名刺交換などさまざまなチャネルで取得した見込み客の情報をまとめて管理できる
セグメントメール配信	「案内メールを開封した人」「1週間以内にWebサイトを訪問した人」など、一定の条件に応じた見込み客を抽出しメールを送信できる
Webフォームの作成	アンケートや資料請求に使えるWebフォームを簡単に作成できる
HTMLメールの作成	専門的な知識がなくてもHTMLメールを作成、送信できる
見込み客の絞り込み	「Webサイト経由の流入」「1ヶ月以内に問い合わせをした」など、一定の条件で見込み客を絞り込み営業活動に役立てることができる
見込み客の行動分析	見込み客のアクセス履歴などを分析し、アプローチ方法やマーケティング方法を検討することができる
営業へのアラート	見込み客が「メールを開封した」「Webサイトを訪問した」など一定の条件に当てはまる行動をした際に、アラート通知が届くようにできる

営業活動の初期段階では、見込み客の管理や絞り込み、見込み客との継続したコミュニケーションに労力がかかります。MAツールを使うことにより、上記のような作業の時間を短縮できるため、営業の効率化を実現することが可能です。

2-1-1.MAツールが業務効率化につながるポイント

MAツールの機能は、大きく3つのカテゴリーに分類できます。

見込み客を管理するための機能
見込み客とコミュニケーションを取るための機能
見込み客を分析する機能

上記3つのカテゴリーすべてにおいて、業務効率化ができるところがMAツールの大きな魅力です。
昨今は見込み客の流入経路が複雑化しています。展示会などのイベントで名刺をもらうこともあれば、Webサイトからの問い合わせや架電での相談など、多様な接点が考えられます。

このようなチャネルごとに獲得をした見込み客を、別々に管理していると、見込み客が増えたときに、営業活動へ手が回らなくなることが想定されます。MAツールを使い、見込み客の一元管理ができれば、自分の抱えている見込み客の状態確認や、アプローチするべき見込み客の絞り込みが簡単に行えます。

また、見込み客との接点を維持する活動には、意外と手間がかかります。MAツールは見込み客の育成を視野に入れており、簡単にメールを作成できる機能や、条件に応じてメールを自動送信できる機能が用意されているため、効率よく送客へ繋げることができるようになるでしょう。

2-1-2.MAツールが向いているケース

MAツールは営業活動の初期段階の効率化に向いているため、見込み客の管理や育成に課題を抱えている場合におすすめです。

見込み客を複数のチャネルから獲得しているため管理に手間がかかる
営業に渡す見込み客のリスト作成に時間がかかっている
見込み客のフォローを効率化したい

というような場合には、MAツールの導入を検討してみるといいでしょう。

2-2.SFAツール

SFA（Sales Force Automation）ツールとは、営業活動を管理するためのツールです。MAツールが主に営業活動の初期段階で使うマーケティング支援ツールであるのに対して、SFAツールは商談成約数の最大化を主な目的としています。

そのため、顧客に対して行った営業活動が管理対象の中心となっています。SFAツールの機能も、サービスにより異なりますが、主に下記のような機能が備わっています。

SFAツールの主な機能
顧客管理	顧客の情報や営業履歴を一元管理できる
案件の管理	提案商品やサービス、営業の進捗状況、受注の見込みなどを管理できる
商談の管理	商談の状況や競合、顧客の検討度など、商談に関する情報を管理できる
営業担当者の行動管理	営業担当者ごとの受注数や目標、訪問数、テレアポ数など営業活動の結果や状況を可視化できる
営業担当者をサポートする機能	ToDoリストやファイル共有機能、地図表示機能など営業活動を効率よく行うためのツールを提供できる

SFAツールは営業活動の結果や進捗状況を管理・可視化しているため、それらをすぐに把握できるところが特徴です。SFAツールによっては、営業担当者間で案件管理や商談管理を共有できるため、営業部署内で、営業活動の現状に応じたサポートやアドバイスがしやすくなっています。

2-2-1.SFAツールが業務効率化につながるポイント

SFAツールは営業活動をまとめて管理し可視化できるため、営業担当者は今何をするべきなのか、適時適切な判断を行うことが可能になります。

案件や商談の管理をアナログで行っている場合は、顧客ごとの営業の進捗度や検討度の比較がしにくいです。そのため、どの顧客へ優先して営業活動を行うべきかという判断が難しく、効率よく成果につなげることが難しいケースがあります。
SFAツールを活用すれば自身の営業履歴をまとめて把握できるため、やみくもにではなく、優先順位や戦略を立てながら営業活動を行うことができるようになります。

また、SFAツールを使うと、営業担当者の営業活動履歴や進捗状況を、上司や他の営業担当者と簡単に共有できます。上司への報告に割く時間を短縮できるのはもちろんのこと、上司や他の担当者が、適切なタイミングでサポートやアドバイスをすることが可能です。

2-2-2.SFAツールが向いているケース

SFAツールは、営業活動の管理に課題を抱えている場合に向いているツールです。

個々の営業活動の進捗状況が把握できず連携しにくい
商談や案件の管理に時間を要している
営業担当者が不足しているうえ、各担当者の活動管理が煩雑になっている

2-3.CRMツール

CRM（Customer Relationship Management）ツールとは、主に既存顧客を管理するためのツールです。MAツールやSFAツールでも顧客管理はできますが、目的は顧客管理ではありません。

CRMツールは顧客管理を通して、顧客との関係維持や顧客情報の整理・管理を行うことが目的です。CRMツールも同様に、サービスによって機能は異なりますが、主な機能は下記のとおりです。

CRMツールの主な機能
顧客管理	顧客の情報や購入履歴などを管理する
問い合わせ履歴管理	顧客からの要望や意見、苦情を管理する
会員サービスの管理	顧客のランクや会員の有無を管理する
顧客分析	購買傾向やターゲットなどの分析ができる

CRMツールは、顧客情報をベースに、顧客分析ができることや、問い合わせ履歴の管理・蓄積などができる点が特徴です。蓄積された様々な顧客情報から、顧客の購買傾向が把握できれば、リピーターやロイヤルカスタマーを創出しやすくなります。

2-3-1.CRMツールが業務効率化につながるポイント

CRMツールは、顧客に関する様々な情報を一元管理できます。そのため、顧客情報をベースにリピーターの創出やロイヤルカスタマーの育成が行えます。

例えば、下記のような情報を顧客情報に紐づけて管理できれば、CRMツールを閲覧するだけで顧客の現在の状況が分かります。

個人情報
購入履歴
問い合わせ履歴
キャンペーンへの参加状況
会員ランク

「クーポンを使用した顧客へメールを送信する」「特定のランクの顧客に対してセール情報を送信する」など、的を絞った営業戦略も立てやすくなり、リピーターの獲得に一役買ってくれるでしょう。

日々忙しい営業担当者は、既存顧客のフォローやリピーター獲得に力を入れることが難しいケースがあります。CRMツールを使うことにより、既存顧客との関係を維持しやすくなり、効率よくリピーターが創出できるようになります。

2-3-2.CRMツールが向いているケース

CRMツールは、既存顧客の管理やリピーター創出に課題を感じている場合に向いています。

既存顧客のリストはあるものの、有効活用する時間が創出できない
既存顧客の分析に時間がかかっている
既存顧客の情報がバラバラに管理されており、まとめて閲覧することができない

など、既存顧客の管理やフォローに悩んでいる場合は、CRMツールを使うことによって、業務効率化を推進できるでしょう。

2-4.コミュニケーションツール

営業活動を効率化するには、コミュニケーションツールを活用することも一つの方法です。コミュニケーションツールにはさまざまな種類がありますが、一例として下記のようなツールが挙げられます。

コミュニケーションツールの一例
チャットツール	グループ内で手軽にコミュニケーションが取れるツール写真やファイル、資料などを添付できるツールもある
Web会議ツール	インターネット回線を利用し、リアルタイムでビデオ通話ができるツール同時に複数人を接続しながら、会議や打ち合わせへも対応できる
スケジュール共有ツール	社内のスケジュールをリアルタイムで共有できるツール担当者本人に直接スケジュールを聞くことなく、当日の予定や今後のスケジュールを確認できる

コミュニケーションツールでは、コミュニケーションのための物理的な移動を減らせるところが大きな魅力になっています。場所を選ばずリアルタイムでコミュニケーションが取れるようになるため、業務効率化が図れます。

2-4-1.コミュニケーションツールが業務効率化につながるポイント

営業活動では、顧客との商談や既存顧客との打ち合わせ、上司への報告など、関係者との対話を行う時間が長くかかります。

これに、顧客先への移動や、会社への出勤といった場所移動が加わると、必然的に、営業担当者の1日に可能な業務量が制限されます。その結果、営業担当者の残業が増える、あるいは顧客のフォローが十分に行えないといった悪循環に陥ることも想定されます。

ここで、コミュニケーションツールを活用することにより、わざわざ場所移動をせずとも、関係者との対話ができるようになります。例えば、Web会議ツールを使えば、会社にいながら取引先の会議に参加したり、顧客と商談をしたりすることができます。移動時間を大幅に削減できるため、業務効率化につながるでしょう。

2-4-2.コミュニケーションツールが向いているケース

コミュニケーションツールは、社内や社外のコミュニケーション時間が負担となっているケースに向いています。

多様な働き方に対応したい場合
打ち合わせや会議、商談が多く、移動時間が負担になっている場合
人材不足のため、物理的な移動をしていると業務が回らない場合

などの場合はWeb会議ツールやチャットツール、スケジュール共有ツールが利用できると、社内外の関係者とスムーズにコミュニケーションが取れるようになります。

2-5.資料作成ツール

営業活動では、顧客に応じたプレゼンテーション資料を作成することが多いです。商談までにはトークの練習や見積書の作成などやるべきことが多々あるため、資料作成が負担になるケースもあるでしょう。

資料作成ツールを活用すれば、クオリティの高い資料が簡単に作成でき、資料作成にかかる時間を短縮できます。資料作成ツールの機能がサービスにより異なりますが、一例としては下記のような機能が備わっています。

資料作成ツールの機能の一例
テンプレート	サービス内のテンプレートを活用して資料作成ができる
共同作業	複数人で編集や閲覧ができる
写真や動画の埋め込み	所有している写真や動画を資料内で活用できる
URLでの共有	URLで作成した資料を共有できる

2-5-1.資料作成ツールが業務効率化につながるポイント

資料作成ツールを使うと、資料の作成や手直しにかかる時間を削減できます。例えば、資料作成ツールのテンプレートや定形文を使うことによって、短時間で資料作成ができるようになるでしょう。

共同編集ができるサービスもあるため、特定の担当者の手が回らなくなった場合は、上司や他の部署の担当者が資料作成のサポートをすることも可能です。

また、作成した資料を、データやURLで共有できるサービスもあります。こうしたサービスの活用により、ペーパーレス化を促進することができ、印刷や製本にかかるコストや時間も削減できるでしょう。

2-5-2.資料作成ツールが向いているケース

資料作成ツールは、顧客や取引先の商談、打ち合わせ時に資料を作成する機会が多い企業に向いています。

資料作成が負担となり残業が増えている
資料作成に割く時間を十分に確保できず、資料のクオリティが低い
他の営業業務が忙しく資料作成にまで至っていない

という場合には、営業活動の効率化につながるでしょう。

3.営業効率化ツールを導入する4つのメリット

ここでは、営業効率化ツールを導入する4つのメリットをご紹介します。

営業効率化ツールの導入は、企業にとってプラスとなる側面が多いです。ツールの導入メリットについて、改めて確認しておきましょう。

3-1.営業活動を可視化できる

1つ目は、営業活動を可視化できることです。営業活動の進捗状況や商談状況を個人管理に任せていると、営業活動自体がブラックボックス化してしまいかねません。

例えば、「〇〇さんの商談状況は？」と上司が営業担当者へ聞いた際に、営業担当者がファイルやパソコン内のデータを確認し整理をしながら話さなければならないケースも多々あります。このような場合、現状の整理や報告に時間がかかることは、容易に想像できるでしょう。

そこで、SFAツールなどを用いて、営業活動の進捗状況や商談状況を可視化できれば、営業活動の現状を踏まえて、適時適切に行動しやすくなります。

例えば、上司が各営業担当者の商談状況を確認し適切なタイミングでアドバイスをする、複数の商談状況を比較したうえで優先順位をつけて営業活動へ取り組む、などの工夫を行うことができます。その結果、無駄な工程を省き、効率よく営業活動を進められるようになるのです。

3-2.営業担当者の負担が軽減できる

2つ目は、営業担当者の負担が軽減できることです。営業担当者の業務内容は多岐に渡るため、各担当者の業務量が多く、負担となっているケースがあります。

場合によっては、担当者が業務過多により商談や顧客の獲得に集中できず、成約や顧客獲得の機会を逃していることも考えられるでしょう。このような場合、営業活動の業務効率化を行うと、営業担当者の負担の軽減につながります。

「2.営業効率化ツールの種類」で紹介したツールでは、一例として下記のような負担を軽減できるでしょう。

資料作成ツールの機能の一例
MAツール	見込み客の管理・獲得
SFAツール	営業活動の管理・共有
CRMツール	顧客管理・リピーターの創出
コミュニケーションツール	移動や打ち合わせに要する時間や手間の削減
資料作成ツール	資料作成にかかる時間や手間の削減

例えば、MAツールでは見込み客の獲得や管理がしやすくなり、営業活動の初期段階にかける時間を減らせます。また、SFAツールでは営業活動の管理を一元化できるため、複数のツールや書類を使いながら自分自身の営業活動を管理する必要が無くなります。

3-3.営業活動の履歴が蓄積できる

3つ目は、営業活動の履歴が蓄積できるところです。商談の履歴や営業活動の履歴を個々が管理していると、これまでの営業活動の実績や顧客と築いてきた関係を、会社の資産として蓄積することができません。MAツールやSFAツール、CRMツールなどを使い、顧客リストや営業活動の履歴、顧客情報などを蓄積できれば、営業活動に関するあらゆる情報を、会社の資産として保管できます。

ある程度情報が蓄積されると、見込み客や商談客の傾向、成約に至るパターンなどの分析も可能です。分析結果を新たな営業活動やセールストークに取り入れることにより、商談成約の確度を高められるでしょう。また、これまでの顧客管理ができていれば、過去に商談をした顧客と再度商談を行う場合にも、過去の営業活動データを基に戦略を立てることができます。

3-4.多様な働き方に対応できる

4つ目は、多様な働き方に対応できるところです。昨今は、少子高齢化や労働人口の高齢化が問題となっており、これらの問題を緩和する糸口の一つとして、労働者に多様な働き方が推進されています。こうした中、在宅勤務の推奨やサテライトオフィスの設置など、会社に出社しなくても勤務できる環境の構築を検討している企業も多いかと思います。

営業効率化ツールを導入すると、わざわざ出社せずとも、社内や社外の顧客とコミュニケーションを取りながら営業活動を進められるようになります。例えば、SFAツールやCRMツールでは、顧客情報や営業活動の進捗状況に関する社内共有が、場所を選ばず行えるようになります。また、コミュニケーションツールを活用すれば、社内・社外との会議や打ち合わせが遠隔でも進められます。

4.営業効率化ツールを導入するときの注意点

営業効率化ツールを導入するときの注意点としては、次の2つが考えられます。

営業効率化ツールを導入しても、そのツールを社内で有効活用できなければ、根本的な営業の効率化にはつながりません。そのため、ツールを導入する際に、どのような点に配慮するべきか事前に確認しておきましょう。

4-1.社内に浸透させる方法を考えておく

営業効率化ツールは、導入しても社員が利用しなければ意味がありません。導入する前に、営業効率化ツールをどのように社内へ浸透させるのか検討するようにしましょう。

例えば、まずは一部の営業担当者のみが使用するスモールスタートで開始するのも一つの方法です。実際にツールを使用してみて、使いにくい点や導入時に戸惑った点を参考にすることにより、本格的なツール導入に備えることが可能です。

いざツールを本格的に導入するときには、すでに使用方法を把握している営業担当者が橋渡し役となり、他の担当者へ使い方や注意点をレクチャーするようにします。ツール導入後に、特定の担当者へツールの使い方などに関する質問が集中してしまうかもしれないと感じた場合には、あらかじめ問い合わせ先を決めておくといいでしょう。

4-2.スケジュールを立てて無理なく導入する

突然営業効率化ツールを導入すると、業務フローの変更やツールの使い方に戸惑い、利用者が困惑する可能性があります。あらかじめツールの導入までのスケジュールを立てて、無理なく導入するようにしましょう。

いつから営業効率化ツールを導入するのか
どのように業務フローが変わるのか
営業効率化ツールを導入するメリットは何か

などを事前に利用者へ共有しておくと、スムーズに導入できます。とくに、MAツールやSFAツールなどの導入により、顧客管理や営業活動の報告方法が大きく変わる場合には、あらかじめツールの使い方に関する勉強会を開き、ツール導入後の営業業務に支障が出ないようにしておくといいでしょう。

5.営業効率化ツールの選び方のポイント4つ

最後に、自社に合う営業効率化ツールを選ぶときにチェックしたいポイントをご紹介します。

自社に合う営業効率化ツールを導入するためにも、参考にしてみてください。

5-1.自社の営業活動を効率化できる機能が備わっている

「2.営業効率化ツールの種類」で述べたように、営業効率化ツールは、目的に応じて導入するべきツールが異なります。自社の営業業務における課題に応じて、その課題を解決しながら営業活動を効率化できるツールを選択しましょう。

例えば、特に自社で見込み客の創出や管理を効率化したい場合は、MAツールを選択する必要があります。逆に、既存顧客の管理ができておらず、既存顧客のフォローに手間がかかっていることを問題視している場合には、CRMツールを優先して選択するといいでしょう。

このように、現在の営業活動ではどこに課題があるのか、どこを効率化できれば働きやすいのか確認をしたうえで、営業効率化ツールを選定することが重要です。

5-2.他のツールと連携ができる

既に何らかの営業効率化ツールを導入している場合や、導入する営業効率化ツールを将来的に増やすことを検討したい場合は、他の営業効率化ツールと連携ができるのかを確認しておきましょう。

例えば、既にCRMツールを導入しており、今後MAツールやSFAツールに搭載されているような機能とも連携したいと考えているとしましょう。営業効率化ツール間で連携ができると、顧客情報や営業活動の履歴などが体系的に共有でき、より利用者の利便性が向上する可能性があります。

データの連携方法は、営業効率化ツールによって大きく異なりますが、連携の可否と連携方法などを事前に確認しておくことによって、営業効率化ツールの活用できる幅を広げることができるでしょう。

5-3.操作のしやすさを考慮している

営業効率化ツールを導入しても、従業員が扱いにくく、操作に時間がかかってしまうと、ツールの利用がなかなか浸透しません。導入のハードルを下げるためにも、操作がしやすいツールかどうかを確認しておくことがおすすめです。

営業効率化ツールへ簡単に情報の入力ができる
操作手順が分かりやすい
管理画面や設定画面が見やすい（何の情報がどこに存在しているかが分かりやすい）
簡単に情報の検索ができる

など、営業効率化ツールを使う利用者に、手間を感じさせない工夫がされているといいでしょう。また、パソコンからだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも使用できると、多様な働き方に対応しやすくなります。

5-4.初期費用・ランニングコストを確認する

営業効率化ツールには、導入コストやランニングコストがかかる場合が多くなっています。ツールを選ぶときにランニングコストを算出し、費用対効果を確認しておきましょう。

MAツールやSFAツール、CRMツールを別々に全て導入すると、営業活動全般を効率化できるかもしれませんが、費用がかさむ可能性が高いです。営業効率化ツール導入時期や、それぞれのツールを導入した際のコストを明確にして、自社が無理なく導入できるツールを選択することが大切です。
ここまで記事を御覧いただいた上で、

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