「既存業務のコスト削減を行いたいが、ほかの企業が取り組んだ事例を参考にして進めていきたい」 「コスト削減に成功している企業は、どのような工夫をしているのだろう？」

このように、社内のコスト削減を検討する際、他社事例を参考にすることで「自社においても実現可能なコスト削減を行いたい」と考える担当者の方もいらっしゃるかと思います。

本記事では、コスト削減において具体的な成果を生んだ企業事例をご紹介しながら、各事例からわかる「削減可能なコスト」や「コスト削減に大きく貢献したデジタルツール」 などについて解説しています。

スピーディに、かつ有効なコスト削減策を検討するうえで、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

SMBCグループのプラリタウンでは、DX推進に悩む企業さま向けに、課題に適したデジタルツールの選定や導入に関するご相談を承っております。
しつこい営業や面倒なお手続き、費用は発生いたしません。
まずはお気軽にお問い合わせください。

無料
DXについて相談する

1.コスト削減に成功した4つの企業事例

本章ではまず、コスト削減に成功した企業の事例をご紹介したいと思います。

1-1.人事労務システムの導入により年間約300万円の人件費を削減した事例

複数店舗を持つ飲食業A社では、数百人規模のアルバイトを雇用しています。
そのため、アルバイトに対する給与明細の発行や契約更新手続きなど、各種書類の準備・発送・回収などの作業に多くの時間を費やしていました。

加えて、毎月数十名単位でアルバイトの入退社があったため、入退社の手続きに関する書類（就業規則や労働条件に関する書類）についても同様の作業が発生し、作業工数が膨らんでいる状況でした。

結果として、人事労務業務に関わる従業員の残業常態化が大きな課題となっていました。

この事態を重く受け止めた経営企画室の部長は、人事労務業務の効率化につながる「人事労務システム」の導入を決意します。

「人事労務システム」の導入により、紙面ベースでの人事労務関連書類の授受がゼロになったことで、面倒な「書類の郵送手続き」や「必要書類の回収」などにかかる工数がほとんどかからなくなりました。結果として、人件費にして「年間約300万円」もの削減に繋がったのです。

1-2.オンライン営業システムの導入により、交通費を前年比70%削減した事例

事務用品販売を手掛けるB社は、北海道を拠点に活動しています。商品のセールスは、営業社員が乗用車を使って行っていました。

しかし、昨今ではガソリン代の高騰が収益を圧迫する要因の一つになっていたうえ、北海道という土地柄もあり、営業先の移動に膨大な時間がかかることは、従業員の長時間残業へ繋がっていました。

営業部の部長は、この課題を社長に伝えて、解決策として「オンライン営業システム」の導入を提案します。社長は、厳しさを増す経営状況を踏まえ、オンライン営業システムの導入をすぐに許可しました。

結果として、営業先へ出向かずとも商談を実施できるようになったことにより、交通費を前年比70%削減することに成功したのです。

また、事務用品の交換が必要になった際など、必要な時にのみ営業先へ足を運べば良くなったため、長時間残業の解消へも繋がりました。さらに、場所を問わず営業ができるようになったことにより、販路を既存の営業エリア外へ拡大できたことも、嬉しい効果です。

1-3.電子請求書システムの導入により、月700枚の請求書印刷費・郵送費の削減に成功した事例

全国に拠点を構え、幅広い品揃えを強みとしていた機械部品の専門商社C社は、500社以上の取引先を有していました。しかしながら、多品種の機械部品を取り扱っていたために、紙面での請求書の作成・発行・郵送手続きなどの対応へ、多くの時間が必要となっていました。

繁忙期には、請求書関連手続きのために短期のアルバイトを雇うなどの対応を行わざるを得なかったことや、社員の長時間残業にも繋がっていたことから、経理部の課長は部長に掛け合い、「電子請求書システム」の導入ができないかを相談しました。

電子請求書システムは、請求書の発行から送付までをオンライン上で完結させるものです。このシステムを導入した結果、請求書について、月間700枚ほどの印刷費・郵送費を削減できました。

さらに、発送作業のためにアルバイトを雇う必要がなくなったうえ、経理スタッフからは残業時間の削減につながったという声が聞かれるようになるなど、副次的効果もあった形です。

1-4.電子契約システムの導入により印紙税支払額を前年比50%削減した事例

システム開発を手掛けるD社は、社員のライフワークバランス向上を目的にテレワークの推進を検討していました。しかしながら、顧客との契約締結は紙面の契約書を用いて行っていたので、契約書の作成や押印等の作業のために、契約業務に関わる社員は出社する必要がありました。

この状況のままでは、社員がテレワークを行えるような環境を構築できないことから、D社では「電子契約システム」の導入を決めることになりました。従来行っていた紙面の契約書の送付、先方による確認・押印など作業が、クラウドシステム上で完結するため、テレワーク化の推進に役立ったほか、契約締結までのスピードも大幅に向上する形となりました。

コスト削減の観点からは、紙面の契約書による契約締結に際し支払っていた印紙税を、前年比50%削減できたことも大きな成果でした。

2.事例から判明！コストの削減にはデジタルツールの導入・活用が有効

1章では「コスト削減において成果を生んだ企業事例」をご紹介させていただきました。

各事例で挙がっていた主な業務コストの内容は、以下の4つです。

• 人件費
• 交通費
• 印刷費／郵送費
• 印紙税

これらのコストは、1章でご紹介した事例のように、デジタルツールを導入することにより大幅に削減できる可能性があります。

本記事を読んでいる方の中には、「コピー機の利用を控えることや、社内の備品をセール時にまとめて購入することなどが、王道のコスト削減方法なのではないか？」と感じる方もいるかもしれません。確かに「節約」は、目に見える王道のコスト削減方法であることに間違いないでしょう。

しかしながら、自社で抜本的なコスト削減に取り組みたいとなった場合は、アナログなやり方を採用していたが故に時間や費用をかけて行っていた業務工程を、デジタルツールの導入・活用により簡素化することが有効です。

また、デジタルツールの導入・活用によって以下のような「副次的なメリット」も見込めます。

• 業務時間削減や無駄な残業の抑制
• 生産性の向上
• リモートワークなど、柔軟な働き方の推進　など

上記のような副次的メリットも含め、社員が働きやすい環境を整えることができれば、社員の定着率も向上するでしょう。さらに、従業員の定着率が向上すれば、新たな社員の採用に必要なコストの低下や、企業のブランドイメージ向上など、経営上のメリットを数多く享受できるはずです。

このように、デジタルツールの導入・活用は、単にコスト削減効果が期待できる選択肢であるというだけでなく、色々なメリットが得られる「優れた生き残り戦略」だと言えるかもしれません。

3.コスト削減におすすめのデジタルツール6選

「1.コスト削減に成功した4つの企業事例」でご紹介した通り、デジタルツールを導入・活用することにより、企業はスムーズなコスト削減を行える可能性があります。

しかしながら、コスト削減に繋がるデジタルツールは世の中に既に数多く存在しており、自社にとって真に有益なツールを選択することは容易ではありません。

そのため、本章では、デジタル化をあまり進められていない企業であっても導入しやすく、コスト削減におすすめのデジタルツールを厳選してご紹介したいと思います。

①人事労務システム

人事労務システムの特徴

主な対応業務	採用 就業手続き 退社手続き 人事評価 給与計算 勤怠管理　など
削減可能なコスト	上記業務の対応時間に応じてかかっていた人件費 各種人事労務関係書類の印刷費・発送費　など
副次的なメリット	人事労務にかかる業務時間の削減
おすすめの企業	社員数が多い企業 アルバイトを多数雇っている企業 社員・アルバイトの入退社が多い企業　など

人事労務システムとは、採用・就業手続き・退社手続き・人事評価・給与計算・勤怠管理などをオンライン上で効率的に完結できるデジタルツールです。

企業のデジタル化が徐々に進められつつある現在でも、人事労務関連情報について、ExcelやWordなどのファイルへ時間をかけて手で打ち込みながら管理している企業は数多く存在します。また、社員が多い企業は、紙の人事労務関連書類のやり取りを各社員と行うだけでも、多くの手間やコストがかかってきた状況です。

同ツールを利用することにより、従来社員が紙の書類を用いながら手作業で行ってきた、就業手続きや給与計算などの人事労務関連の事務作業を、オンライン上で一元的に管理・完結できるようになるため、大幅な業務効率化に繋がる可能性があります。

結果として、実務にかかっていた各社員の工数や、余分な印刷費・郵送費などが浮くため、大きなコスト削減効果が得られるとみられます。

「社員数が多い」「アルバイトを多数雇っている」といった企業の場合は、人事労務システムの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

②オンライン営業システム

オンライン営業システムの特徴

主な対応業務	商談 打合せ 資料共有　など
削減可能なコスト	交通費
副次的なメリット	商談先や顧客元への往訪時間の削減 販路拡大
おすすめの企業	営業担当者の業務時間を削減したい企業 新たな販路を拡大したい企業　など

オンライン営業システムとは、インターネットに接続している環境下であれば、場所や時間の制約を受けることなく、オンライン上で商談や打合せを行えるシステムのことです。

自宅など、場所を選ばずに取引先やお客様との打合せが可能になるため、出張を含め、商談や打合せのための移動に伴い発生する交通費を削減することができます。

また、商談や打合せ中に資料投影も行えるため、資料を紙に印刷して持って行く必要や、郵送する必要もありません。そのための時間や費用も削減することが可能です。

そのほか、オンライン営業システムの導入・活用によって、

などといった社員の想いも叶うため、上手く活用することで、売上拡大につなげることができます。

「コスト削減を行いつつ、業務効率化や売上拡大も実現したい」といった場合には、オンライン営業システムを導入してみてはいかがでしょうか。

③電子請求書システム

電子請求書システムの特徴

主な対応業務	請求書作成 請求書発送 請求書受領　など
削減可能なコスト	印刷費・郵送費 請求書作成～受領作業時間分の人件費　など
副次的なメリット	請求書作成～受領作業の効率化 上記による業務時間の削減　など
おすすめの企業	取引先数が多い企業 経理担当者の残業を減らしたい企業　など

電子請求書システムとは、Web上で、請求書の作成・発送・受領などが行えるシステムのことです。導入・活用により、請求書関連業務の一連の対応にかかるコストや時間を大幅に削減することができます。

取引先へ請求書を発行する際、取引先ごとに請求書をExcelで作成したうえで、印刷し、封入作業を行い、郵送する、といった対応を行っている企業もあるかと思います。このような方法を採用している場合、数百～数千件もの請求書発行が必要な場合には、一連の作業が業務時間を大きく圧迫する要因になります。

電子請求書システムを導入し、請求書関連作業をオンライン上で完結させることにより、印刷費・郵送費・請求書対応にかかる作業時間分の人件費などを、同時に削減することができます。

「取引先が多い」「経理担当者の慢性的な残業を減らしたい」といった場合には、導入を検討してみるとよいでしょう。

④電子契約システム

電子契約システムの特徴

主な対応業務	契約書内容の確認 契約書への署名 契約書の保管・管理　など
削減可能なコスト	印紙税 契約書対応にかかる作業時間分の人件費
副次的なメリット	押印のための出社が不要になる 契約締結までのスピード向上
おすすめの企業	契約締結の件数が多い企業

電子契約システムは、契約書への確認・署名などの作業を、パソコンやスマホ上から行えるようにするシステムです。

紙面の契約書による契約締結においては、印紙税が発生する場合があります。契約締結数が多くなるほど、印紙税の支払額も少なくないことが想定されます。電子契約システムの導入により、同システムを通じて締結した契約書についての印紙税支払が不要になるほか、紙面の契約書に関する作成・郵送などの一連の作業工数を削減できるため、作業にかかる時間分の人件費削減が可能になります。

また、「契約締結」や「契約更新」が毎月のように発生する企業の場合、印紙税のコスト削減以上に「業務効率化」につながる効果の方が大きなメリットだといえるかもしれません。「契約書の郵送→相手先の受領→相手先の捺印→相手先からの返送→自社での受領」といった工程が、オンライン上で完結するため、契約締結までのスピードが大幅にアップすることも、嬉しいメリットです。

「契約締結が毎月のように発生している」といった企業は、電子契約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

⑤帳票発行システム

帳票発行システムの特徴

主な対応業務	帳票作成 帳票出力　など
削減可能なコスト	帳票関連業務にかかる時間分の人件費　など
副次的なメリット	帳票関連業務にかかる業務時間の削減 帳票作成ミスが減ることによる顧客ロイヤリティ向上　など
おすすめの企業	取引先が多い企業 商品・サービスのラインナップが豊富な企業

帳票発行システムとは、商品・サービス・法人／個人などに応じて、最適な帳票（見積書・請求書・発注書・申込書・契約書など）の作成をサポートするシステムのことです。

同システムを導入することにより、必要事項を入力するだけで自動的に各種帳票が発行できるようになるため、人件費の削減（＝業務効率化）に繋がります。

例えば会社で取り扱っている商品が多品種である、あるいは商品によって「金額」や「注意事項」などが多岐にわたる場合、帳票記載内容のミスが発生することが多く想定されます。

帳票記載内容について、人が目視で入力や確認作業を行う場合、帳票の細目における不備・誤植などにより、取引先とトラブルに発展するケースもあります。帳票発行システムの導入により、このような事態を避けることができます。

取引先が多い企業や、商品・サービスのラインナップが豊富な企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

⑥OCRツール

OCRツールの特徴

主な対応業務	紙面の書類に印字された文字について、検索可能なテキストデータへの変換を行う　など
削減可能なコスト	書類の電子化作業にかかる時間分の人件費　など
副次的なメリット	書類の電子化作業にかかる業務時間の削減 書類の検索性の向上
おすすめの企業	紙面の書類を調べものが多い企業 従業員の残業を減らしたい企業

OCRツールとは、紙面の書類に印字された文字を、検索可能なテキストデータへ変換するツールです。

業務において、書類が紙面でしか作成・管理されていない状態では、オンライン上の文字のように、パソコンやスマホで内容を検索することはできません。社員が知りたい内容にたどり着くまでに、膨大な時間を要してしまうことがあります。

OCRツールを導入すれば、紙に印字された文字を、検索可能なデータへスピーディに置き換えることができるため、書類の電子化が一気に進み、わざわざ手作業で紙面の書類をデータへ転記する作業時間や、社員が知りたい情報へたどり着くまでの時間を大幅に短縮できます。従って、大幅な人件費の削減（＝業務効率化）につながる可能性が高いとみられます。

ペーパーレス化を推進しつつ、人件費の削減（業務効率化）を実現したい企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
以上の通り、本章では、コスト削減におすすめのデジタルツールを6つご紹介しました。いずれも業務効率化をはじめ、副次的なメリットを多く得られる有用なデジタルツールばかりです。

沢山のデジタルツールがある中で、「どのデジタルツールを導入すれば、既存業務のコスト削減を図れるかが分からない」とお考えの方は、ぜひ当社にサポートをお任せください。

4.まとめ

本記事では、デジタルツールの導入・活用によりコスト削減を実現出来た具体的な企業事例や、コスト削減におすすめのデジタルツールなどをご紹介してきました。

上記の事例にみられるように、自社で抜本的なコスト削減に取り組みたいとなった場合は、アナログなやり方を採用していたがゆえに時間や費用をかけて行っていた業務工程を、デジタルツールの導入・活用によって簡素化することが有効です。

これらのデジタルツールは、デジタル化をあまり進められていない企業であっても導入しやすく、コスト削減におすすめのツールとなっています。

ただし、「部分的なコスト削減では、意味がない」「もっと抜本的かつ大規模なコスト削減に取り組みたい」といった想いがある方も、少なくないのではないでしょうか。そのような場合には複数グループ・部門・部署などにまたがって、組織横断的にデジタルツールを導入することにより、さらなる大規模なコスト削減が実現できる可能性があります。

例えば、法人営業部門のみが利用していた自社開発の「営業支援システム（SFA）」と、個人営業部門のみが利用していた自社開発の「営業支援システム（SFA）」を1本化することにより、デジタルツールの導入による単純なコスト削減効果のみならず、以下のような経費を削減できる可能性があります。

• 各システムの維持・改修・管理に関する人件費や外注費
• システムのセキュリティ対策に関する人件費や外注費

グループ企業もある場合、同一システムを導入することで、さらなるコスト削減効果が期待できるでしょう。

本記事が、コスト削減に成功した企業事例や、具体的に採用すべき方法について知りたい方のお力になれましたら幸いです。

この記事を書いた人：PlariTown編集部