中小企業の経営者や担当者の中には、「自社でIT化を進めたいと思ってはいるが、検討する余裕が無くなかなか着手できていない」「中小企業のIT化といっても、具体的に何から始めればいいのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。

一般に企業のIT化とは、既存の業務へIT技術を活用していくことを指します。IT化により、中小企業であっても生産性の向上やビジネスチャンスの拡大が期待できるようになります。例えば、ホワイトボードに書いていた社員のスケジュールをシステムへ移行することにより、スケジュールを全員で共有して手元のパソコンやスマートフォンから閲覧できるようにしたり、タイムカードで集計していた勤怠時間をシステムへ移行して自動集計できる仕組みにしたりと、さまざまな業務のIT化が可能です。

中小企業庁の「中小企業白書」によれば、日本の一部中小企業において、IT化の優先順位は依然として高くないことが分かっています。しかしながら、IT化に成功できれば、企業はさまざまなメリットを享受することができるのです。

中小企業のIT化で期待できる5つの効果

• 業務のムダをなくして効率化できる
• 人材不足を解消できる
• テレワークなどの働き方へ対応しやすくなる
• 属人的な業務を削減できる
• ビジネスチャンスが拡大する

この記事では、中小企業のIT化の現状を踏まえたうえで、具体的に中小企業のIT化を進めるためのステップや、IT化に成功するためのポイントなどを詳しく解説していきます。

IT化に何となくハードルを感じている、今後IT化をスムーズに推進したいと考えている中小企業担当者の方は、ぜひ最後までお読みいただき、自社のIT化の参考にしてください。

SMBCグループのプラリタウンでは、DX推進に悩む企業さま向けに、課題に適したデジタルツールの選定や導入に関するご相談を承っております。
しつこい営業や面倒なお手続き、費用は発生いたしません。
まずはお気軽にお問い合わせください。

無料
DXについて相談する

1.IT化の優先順位が低い一部中小企業

冒頭でも触れたとおり、日本の一部中小企業におけるIT化（デジタル化）の優先順位は、依然として高くない現状だと考えられます。

中小企業庁が公表する「中小企業白書2022」によると、コロナ禍を経て、中小企業におけるIT化（デジタル化）の優先順位は高まりつつありますが、依然として約34%の中小企業が「優先度はやや低い」「必要性を感じていない」「分からない」とIT化（デジタル化）へ消極的な姿勢を見せていることが分かります。

出所：中小企業庁「中小企業白書2022」[2022]を基に作成

なお、同調査によれば、業種別にみると特に「宿泊業・飲⾷サービス業」「⽣活関連サービス業・娯楽業」「製造業」において、IT化（デジタル化）の優先度が相対的に低いことが分かっています。

2.中小企業のIT化が遅れる3つの原因

中小企業のIT化について、優先順位が上がりきらず、他社と比べて結果的に遅れてしまう原因には、例えば以下のようなものが考えられます。

2-1.必要性を感じていない（ITリテラシー不足）

先ほどご紹介した中小企業白書の結果を見ると、そもそもIT化（デジタル化）の「必要性を感じていない」「分からない」と回答している中小企業も一定数みられることが分かります。

これは、経営層を含め社員のITリテラシーが低く、IT化による生産性向上やビジネスチャンス拡大などのメリットを正しく理解できていないことが原因と考えられます。

この記事を読んでいる方の中にも「IT化に興味はあるが、積極的に取り組むまでの必要性をまだ感じられていない」という方がいるかもしれません。そのような場合は、IT化しないことのデメリットも含めて、IT化の重要性をまず理解する必要があるでしょう。

2-2.IT化に必要な人材や資金が足りていない

IT化に取り組みたい気持ちはあっても、人材や資金が足りないために、なかなか着手できていない状況にある中小企業も多いでしょう。IT化を推進するためには、一定のコスト（費用や時間）がかかるため、「日々の業務と並行する形では、IT化に取り組みきれない」と感じられていても無理はありません。

ただし、最近では無料で利用開始できる便利なITツールもあり、イメージされるほど大きな費用をかけずにIT化へ取り組み始めることも可能です。また、中小企業がIT化を進めることにより、生産性向上や人材不足解消を実現し、結果的にコスト削減や業績アップに繋げられる可能性があると考えられます。IT化の中長期的なメリットをしっかり理解したうえで、自社の状況に合わせた人材確保やITツールの選定を行うことが大切になるでしょう。

2-3.IT化を進めたいが方法が分からない

中小企業のIT化が遅れる理由の3つ目には、「IT化を進めたい気持ちはあるものの、何をしたら良いか分からない」ことが考えられます。特に、経営層を含めて社員の中にITに詳しい人材がいない場合には、ITツールを検討しようにもどのツールが適切か分からない、といった状況に陥りかねません。

しかしながら、今後さらにIT技術が活用されるであろう社会の変化に対応していくためには、今の時点で「IT化の方法が分からないから推進は難しい」と諦めてしまわず、IT化のメリットや、IT化しないことによるリスクをしっかりと理解したうえで、取り組みを検討することが重要です。

なお、本記事では「4.中小企業でIT化を進めるための3ステップ」で、具体的なツール活用も含めIT化を進める方法を記載していますので、ぜひ参考にしてください。

3.中小企業のIT化で期待できる5つの効果

ここまで見てきたように、IT化の優先順位が高くない企業の中には「そもそも必要性を感じていない」「IT化を進めるとどのようなメリットがあるのかを理解できていない」企業も多く存在します。

まずは、「IT化を進めることによりどのような効果が期待できるのか」「なぜIT化を進める必要があるのか」をしっかり理解したうえで、自社でIT化を進めるべきか判断していくことが重要です。

3-1.業務のムダをなくして効率化できる

アナログな形で行っていた業務のIT化に取り組むことで、従来かかっていたコスト（時間や費用等）を削減し、業務効率化を図ることが可能です。

例えば、以下はあくまで一例ですが、従来の業務のIT化へ取り組むことにより、社員の業務負担を大きく軽減することができます。

従来の業務方法	IT化後の業務方法
朝礼や会議の業務連絡を口頭で伝える	業務連絡をメールやチャットツールで行う （報告・共有時間を短縮し、本来の業務へ集中できる）
顧客データを各社員が紙の書類やExcelで管理する	顧客データをオンライン上で共有・管理することで、どの社員が誰のデータへも、場所を問わずアクセスできるようになる （顧客データの確認時間短縮、紛失を防ぐことができる）
契約書や請求書を書面で用意し、郵送する	契約書の締結や請求書の発行をオンラインで完結するシステムを導入する （郵送時間を短縮でき、郵送コストも軽減できる）
タイムカードで打刻した勤怠状況を毎月事務員が集計する	社員の勤怠時間を勤怠管理システム上で自動集計する （自動で集計してくれるので集計する作業が不要）

また、IT化を進める中で、業務効率化以外の思いがけない付加価値を得ることもあります。例えば、勤怠管理システムを導入することにより、分単位で働いている意識が社員に芽生え、企業全体の生産性が上がるなど、副次的な効果を実感できるケースも多いでしょう。

3-2.人材不足を解消できる

IT化を進めると、従来社員が時間をかけて行っていた業務にかかる作業時間を削減することが可能です。結果として、少ない人手で業務を手掛けることができるようになれば、人材不足を解消できます。

例えば、問い合わせ対応が多い業種や企業では、従来一件ごとに電話で受け付けていた外部からの質問を、公式ホームページにFAQ（よくある質問と答え）を用意する、あるいはあらかじめ想定していた質問へは自動で回答してくれるデジタルツール（チャットボット等）を導入することにより、電話対応担当者の人数を削減することが可能です。

また、顧客から注文を受けるような企業では、注文専用のWebサイトの立ち上げや、注文用タブレットの設置等により、お客様自身がインターネット上で注文する仕組みにすれば、注文を受ける担当者や作業が不要になる、といったことも考えられます。

このように、都度対応に時間がかかっている業務へIT技術を活用することにより、人手不足に対応しながら円滑に業務を進めることができるようになります。

3-3.テレワークなどの働き方へ対応しやすくなる

IT化を進めることにより、テレワーク（自宅などオフィス以外の場所での勤務）やフリーアドレス（固定席を設定せず好きな席で働くスタイル）などの働き方にも対応しやすくなります。

紙面の書類がメインの場合、担当している案件の書類が会社のデスク周りにあり、それを参照しなければ仕事が進まないといったケースがあります。しかし、IT化推進に伴って、例えば紙面の書類をクラウド上へ保存するようにすれば、社員は出社場所の制限なく書類を閲覧でき、業務を進められるようになります。

さらに、柔軟な働き方を取り入れられるようになれば、従業員の満足度向上へも繋がる可能性があります。

3-4.属人的な業務を削減できる

IT化により、業務に関するデータ（各種資料や顧客情報等）をオンラインで検索できるようになれば、属人的な業務を減らすこともできます。業務の属人化とは、特定の担当者しか個別業務やタスクの状況を把握できていない状況を指します。

「この案件はAさんがいないと分からない」「この取引先への連絡先はBさんしか知らない」というような属人化した業務や情報が存在すると、担当者の不在時に業務が滞りやすいほか、各社員が休暇を取りづらくなるといった事態も想定されます。IT化によって、このような状況の解消が期待できます。

3-5.ビジネスチャンスが拡大する

一部の中小企業はIT化へ挑戦し、業務の効率化や柔軟な働き方への対応等を進めています。さらに、IT化の先にある、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」を推進して、各業界における競争力を高めている企業もあります。

※DXについては「プラリタウンが考えるDXとは？」で解説しています。あわせてお読みください。

IT化を進める企業は、今までの取引関係に捉われることなく多数の企業や顧客と取引ができるようになり、結果としてビジネスチャンスの拡大が見込める一方で、IT化が十分でない企業は淘汰されていく懸念があります。もちろん、最初はIT化のための予算捻出や、社内にITツールの使い方を浸透させるまでには時間がかかるでしょう。しかし長期的にみれば、そのようなコストや工数より、IT化で得られるメリットの方が上回るケースが多くなると考えられます。

様々な環境変化へ柔軟に対応しながら、ビジネスチャンスを逃さない企業になるためにも、ぜひ「わが社でもIT化を進めよう！」という覚悟を決めて、IT化プロジェクトに挑戦してみてはいかがでしょうか。

4.中小企業でIT化を進めるための3ステップ

本章では、中小企業でIT化を進めるための3ステップを分かりやすく解説していきます。

4-1.IT化する業務内容を決める（一部の業務から始める）

一言で「IT化」といっても、紙の資料をデータ化するのか、勤怠管理をアナログ管理からシステム管理へ切り替えるのか、顧客からの問い合わせをインターネット上での受付に変更するのかなど、さまざまな種類のIT化が考えられます。

まずは、自社の業務のうち、どの業務内容をIT化するのか、優先順位をつけたうえでスタートしましょう。できれば、「多くの時間が取られていて困っている」というような、社員の改善要望が大きい業務を中心に、一部の業務からIT化へ取り組むことをおすすめします。今までIT化を十分に進められていなかった企業で、いきなり全社的に使うシステムを導入した場合、そのシステムを使いこなせない社員が多く発生し、結果的に業務が滞る原因になることもあるので、注意しましょう。

まずは一部の業務のIT化を進め、「IT化に取り組んだら便利になった！」という小さな成功体験を社員に感じてもらえれば、次のIT化施策もスムーズに進めることができます。

4-2.導入するITツールを決める

IT化する業務内容を決めたら、それを実現可能なITツールを決めていきます。

例えば、社内外の関係者との業務連絡をIT化するなら「ビジネスチャット」、交通費／交際費／出張費などの精算をIT化する場合には「経費精算システム」など、IT化したい業務内容に応じて最適なITツールを選んでいきましょう。

IT化したい業務内容例	対応するITツール例
社内外の関係者との業務連絡（電話、会議、訪問など）やタスク管理	ビジネスチャット
交通費／交際費／出張費などの精算	経費精算システム
商品・サービス・顧客種別などに応じた帳票（見積書・請求書・申込書・発注書など）作成	帳票発行システム
社員・パート・アルバイト等の出退勤の時間把握や労働時間の管理	勤怠管理システム
社内稟議の起案・回付・承認（決裁）など	電子稟議システム
契約書への押印・署名、締結など	電子契約サービス
紙面に印刷された文字について、パソコンなどで読み取れるテキストデータへ変換する作業	OCRツール
打ち合わせ・面談	オンライン会議システム

※それぞれのツールの詳細など、さらに詳しい情報を知りたい方は、「デジタルツールとは？プロが導入効果別におすすめツール8選を解説」の記事もご覧ください。

もし、この時点で「どのIT化から進めていけばいいか判断できない」「どのツールを選べばいいか分からない」など迷うことがあれば、ぜひ当社にサポートをお任せください。

4-3.トライアル（試験運用）後にITツールを導入する

導入を検討したいITツールを絞れた後は、そのITツールのトライアル版（お試し版）を利用してみましょう。

ITツールには、本格導入前にトライアル版（お試し版）で操作性を確認できるものが多く存在しています。特に、今までITツールをほとんど使ったことのない社員が多い企業の場合は、社員に実際の使用感を確かめてもらうことにより、安心して導入することができます。

担当社員が「使いやすい」と認めたITツールであれば、社内へ利用が浸透しやすく、IT化のメリットを多く享受できるでしょう。導入するITツールは、使用感を確認しながら最終決定することが重要です。

5.中小企業のIT化を成功させる5つのポイント

最後に、中小企業のIT化を成功させるためのポイントについて解説します。

5-1.IT化の意義やメリットを経営層が率先して全社員へ共有する

今までアナログで行っていた業務や作業について、思い切ってIT化を進めるとなれば、中には抵抗感を感じる社員も出てくるでしょう。IT化を成功させるには、IT化の意義やメリットを、経営層が率先して全社員へ伝える必要があります。場合によっては、経営陣の意識改革から必要なケースもあるでしょう。

1章に記載した中小企業白書の結果みると、中小企業でIT化が進まない理由として、企業内で「IT化の優先順位は低い」「必要性を感じていない」と判断してしまっていることが挙げられます。環境の変化に取り残されないためには、経営層から意識を変えてIT化の優先度を高め、社内で積極的に推進していくことが重要です。

5-2.最初は「できること」から小さく始める

IT化といっても段階があり、いきなり全社的に多くの業務をIT化しようと思っても上手くいきません。最初は「できること」から始めることが成功のコツです。

最初の小さな一歩がどのようなものになるかは、その企業のIT化状況によって変わります。 例えば、今まで業務上のやり取りにパソコンをほとんど使わず、紙や口頭が中心になっていたようであれば、まずはそのやり取りの一部をパソコンやスマホへ置き換えることが最初の一歩となるでしょう。また、パソコンで書類は作成しているものの、印刷した書類の保管は紙面で行っている、というケースであれば、特定の書類（契約書等）を電子化することが最初の一歩になるかもしれません。

初めの一歩を踏み出してみることにより、社員がIT化の便利さや有用性に気づければ、その後のIT化をより前向きに進めることができるでしょう。社内で小さな成功体験を積み重ねることが大切です。

5-3.社員が使いやすいITツールを導入する

IT化の一貫で新しいITツールなどを導入する場合には、実際に現場で使うことになる社員にも必ず意見を聞き、社員にとって使いやすいものを採用することが重要です。

本章の初めに、「IT化の意義やメリットは、経営層が率先して全社員へ伝える必要がある」と述べましたが、ITツールなどの選定時には、現場を一番知っている社員の意見を優先して決めていくことが鉄則です。

使いにくい、または操作が分かりにくいツールを導入してしまうと、社員がそのツールを使いたいと思わなくなり、IT化が進まないどころか、IT化への反発を強くしてしまいかねません。前章で解説した通り、ITツールの多くには導入前のトライアル版（試験運用版）が用意されているため、トライアル版を利用し使用感を確かめてから本格導入することをおすすめします。

5-4.研修や勉強会の開催により社員のフォローを行う

ITツールの導入を開始した後は、現場に任せて終わりではなく、積極的に研修や勉強会を開催することをおすすめします。パソコンやスマートフォン、ITツールなど、デジタル機器やシステムに馴染みがない社員に対して、フォローする場を設けることが大切です。

また、さらなるIT化に向けて、一歩進んだITリテラシー研修を行うことも良いでしょう。ITパスポートのような資格取得を支援するなど、会社全体で「IT人材」を育てていく意識が大切です。社内でIT人材を育成できることができれば、デジタル技術を活用してビジネスモデルを変革する「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の実現も視野に入れることができるようになります。

※中小企業におけるDXの必要性については、「中小企業におけるDX推進の必要性と具体的なロードマップを徹底解説」の記事もぜひ参考にしてみてください。

5-5.IT化を支援するための補助金・補助事業を活用する

経済産業省は、国内企業のIT化を推進する事業を行っており、さまざまな補助金制度や補助事業を設置してサポートしています。また、自治体によっては独自にIT化を支援する事業を行っているところもあります。

例えば、中小企業・小規模事業者が、自社の課題やニーズに合ったITツール（勤怠管理システムやグループウェアなど）を導入することを支援するための補助金が「IT導入補助金」です。補助金を活用しITツールを導入することにより、業務効率化や売上向上が期待できる可能性があります。

IT化を進める際にはぜひ、国や自治体が設置している最新の補助金制度や補助事業の内容・条件などを確認し、活用できるものがないか探してみましょう。

6.まとめ

この記事では、中小企業がIT化を進めるために必要な情報をまとめて解説してきました。最後に、この記事の内容を簡単に振り返っていきます。

中小企業のIT化が遅れる要因には、以下のようなものが考えられます。

しかしながら、IT化の推進により以下のような様々な効果やメリットを期待できるため、IT化に十分に取り組めていない企業では、可能な限り優先度を上げて社内のIT化へ取り組むことが重要になるとみられます。

IT化を進めるための3ステップは、以下のようなシンプルなものです。一足飛びに会社全体のIT化にチャレンジする形ではなく、時間や手間のかかっている業務のIT化を優先的に、できることから始めていきましょう。

また、中小企業でIT化を成功させるためには、以下の5つのポイントを意識することがおすすめです。

IT化に対する社員の意識を経営層が率先して高めながら、補助金などを上手く活用し、IT化に向けた初めの一歩をまず踏み出してみることが重要です。本格的なIT化に向けて徐々にステップアップしていくために、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

この記事を書いた人：

PlariTown編集部