「採用業務の負担が大きい」
「業務効率化を進めたいが、何から始めればよいかわからない」

などのお悩みではないでしょうか？

採用業務は工程が多く負担の大きな業務ですが、ポイントを押さえて効率化することで、さまざまな問題点を解決することができます。効果的に採用業務を効率化するには、現在の課題に合わせた効率化の方法を選ぶことがポイントです。

採用業務でよくある課題に、効果的な効率化手法の例を見てみましょう。

【よくある課題別】採用業務を効率化する代表的手法

【よくある課題1】応募者とのコミュニケーションが負担	コミュニケーション関係業務を自動化
【よくある課題2】採用業務にさける人員が少なく工数を減らしたい	業務プロセスの見直し オンライン面接導入 アウトソーシングを導入
【よくある課題3】社内調整で時間がかかる	マニュアル、フロー図作成 評価基準を具体化
【よくある課題4】個人情報の管理が大変	採用管理システムなどのクラウドツールで一括管理 セキュリティ対策の徹底

上記のように、現在悩まされている課題に合わせた効率化をすることで、人事関係業務の負担を軽減したり、優秀な人材を確保したりすることができます。

ただし注意しておきたいのが、採用業務の効率化は、ポイントを押さえて取り組まないと効果を実感しにくくなってしまう点です。ツールを活用する、社内の連携を強化するなど、押さえるべき要点を把握しておきましょう。

採用業務の効率化を成功させるポイント2つ

1. 情報発信をきちんと行う
2. 社内の連携を強化する

この記事では、課題別の採用業務を効率化する方法や、採用業務の効率化に役立つツール、採用業務の効率化を成功させるためのポイントなどを解説します。

この記事の内容

• 無駄なく採用業務を効率化するなら、課題に合わせて対策をとろう
• 効率化手法①｜応募者とのコミュニケーションが負担である場合
• 効率化手法②｜採用業務に避ける人員が少なく工数を減らしたい場合
• 効率化手法③｜社内調整で時間がかかる場合
• 効率化手法④｜情報の管理が大変である場合
• 採用業務の効率化を成功させるポイント2つ

今回ご紹介する内容を把握しておくことで、採用業務を効率化するための手法やポイントを把握し、現在の採用業務の課題を解決するために、どこを改善すればよいかがわかるようになります。

業務の負担を少しでも軽くし、優秀な人員の確保や採用後の人材育成などに力を注ぐためにも、採用業務効率化の実現方法について理解を深めておきましょう。

SMBCグループのプラリタウンでは、DX推進に悩む企業さま向けに、課題に適したデジタルツールの選定や導入に関するご相談を承っております。
しつこい営業や面倒なお手続き、費用は発生いたしません。
まずはお気軽にお問い合わせください。

無料
DXについて相談する

1.採用業務を無駄なく効率化するなら、課題に応じた対策をとろう！

無駄なく効果的に、採用業務の効率化を進めるためには、現状の業務フローの課題を把握し、適切な対策を取ることが欠かせません。

採用業務と一言で言っても、以下のとおり多くの工程があるので、現在ボトルネックとなっている部分から優先的に改善していくことで、効果を実感しやすくなるからです。

採用業務の基本フロー

1. 募集

    ・採用計画作成・募集媒体の検討・求人票を作成し募集

2. 選考

    ・書類選考・面接（複数回）・評価

3. 決定

    ・内定・内定者へのフォロー

以降の章では、よくある採用業務の効率化を妨げる課題別に、効率化する方法を紹介します。採用業務の効率化をスムーズに進めるためにも、ここでご紹介するような課題がないかチェックしてみて、該当するものがあれば優先的に対策を講じてみてください。

【よくある課題別】採用業務を効率化する代表的手法

【よくある課題①】応募者とのコミュニケーションが負担	コミュニケーション関係業務を自動化
【よくある課題②】採用業務に避ける人員が少なく工数を減らしたい	業務プロセスの見直し オンライン面接導入 アウトソーシングを導入
【よくある課題③】社内調整で時間がかかる	マニュアル、フロー図作成 評価基準を具体化
【よくある課題④】個人情報の管理が大変	採用管理システムなどのクラウドツールで一括管理 セキュリティ対策の徹底

それでは、各課題を解決するのに有効な効率化手法の代表例について、順番に見ていきましょう。

2.効率化手法①｜応募者とのコミュニケーションが負担である場合

採用業務の負担を重くする課題として代表的なのが、応募者とのコミュニケーションが負担になるというものです。採用業務では、募集・書類選考・面接・内定など各段階で、複数回、応募者とのやり取りが発生します。

そのため、コミュニケーションを取るだけで担当者の時間が奪われてしまいがちですが、優秀な人材確保のためには、応募者と迅速に十分なコミュニケーションを取ることが欠かせないのも事実です。しかし、業務負担が重くて応募者への連絡が遅れがちになり、優秀な人材を逃してしまうというジレンマに陥っているケースも多いでしょう。

そこで検討したいのが、コミュニケーション関係業務の自動化です。

効率化手法の具体的な内容を解説します。

2-1.コミュニケーション関係業務の自動化とは

コミュニケーション関係業務の自動化とは、ツールを導入し、メッセージの返信や送信などを自動で処理できるようにすることです。

例えば、応募時の受付確認メールや面接・内定などに関する連絡を自動で送信できるようにすることで、送信・返信漏れをなくし、担当者の業務負担を軽減することができます。迅速に対応できることで、優秀な人材が他の企業に流れてしまうことを防ぐ効果も期待できるでしょう。

2-2.コミュニケーション関係業務自動化の具体例

コミュニケーション関係業務の自動化に役立つツールの代表例が、採用管理システムです。採用管理システムについて詳しくは「5-1. 情報を採用管理システムなどのツールで一括管理する」で後述しますが、応募経路・種別にかかわらず応募者の情報を一元管理し、連絡などを自動化することができます。

コミュニケーションだけでなく、評価時期のリマインドを設定する、外部ツールと連携し日程調整を省力化するなど、採用に関する業務を総合的に効率化することができるでしょう。

3.効率化手法②｜採用業務に避ける人員が少なく工数を減らしたい場合

そもそも、採用業務に避ける人員が少ないので、工数を少しでも減らす必要があるというのも、採用に関してよくある課題です。

1章でもお伝えしたとおり、募集手続きや選考作業など、採用業務には多くの工程があります。

採用業務の基本フロー

1. 募集

    ・採用計画作成・募集媒体の検討・求人票を作成し募集

2. 選考

    ・書類選考・面接（複数回）・評価

3. 決定

    ・内定・内定者へのフォロー

そのため、各工程に少しでも煩雑な部分があると、負担が倍増し効率が著しく低下しがちです。必要最低限の人材で業務を回しているなら、採用の質を低下させずに少しでも工数を軽くすることを、検討する必要があります。

採用業務の質を維持、もしくは向上させながら工数を減らすには、以下のような効率化手法が有効です。

以下では、それぞれの効率化手法について、もう少し詳しく説明します。

3-1.業務プロセスの見直し

工程数を減らしたい場合、最初に行うべきことが業務プロセスの見直しです。各工程で行っている業務や作業の内容を改めて確認し、不要な作業はなくす、成果につながっていない業務はやり方を見直す、などの改善をしましょう。見直しにあたっては、ITツールを活用し業務をデジタル化することもおすすめです。

具体的には、次のような見直し方法があります。

3-2.オンライン面接導入

オンライン面接の導入も、採用業務にかかる工程を減らす上で有効な手法です。面接をオンラインにすることで、面接をするための場所を確保する手間・費用や、面接場所に移動するための時間・費用などを、削減できるからです。すでに、多くの企業が、面接のすべて、もしくは一部にオンライン面接を取り入れています。

マイナビが実施した「中途採用状況調査（2021年版）」においても、65.3％もの企業が、オンライン面接を採用業務の全部または一部に取り入れているという結果でした。

なおオンライン面接は、採用する側だけでなく応募する側にとっても、面接会場まで移動する労力・時間をなくすことができます。このため、応募者の現在の居所にかかわらず応募が可能となり、優秀な人材に出会いやすくなるというメリットも得られるでしょう。

3-3.アウトソーシングを検討

「人的リソースが十分でない」「求める人材になかなか出会えない」という理由で、業務効率化をはじめとする見直しを検討しているなら、採用業務をアウトソーシングすることで解決できます。

アウトソーシングし人材採用の専門家に業務を分担してもらうことで、自社の業務負担を減らしながら、希望通りの人材を見つけることができるからです。

アウトソーシングは、採用業務全体、面接だけなど、希望する範囲を任せることができます。また、完全に業務をお任せする、自分たちもある程度関わるなど、任せる程度も選ぶことが可能です。

業務プロセスの見直しやオンライン面接の導入などをしても課題が解決しないなら、アウトソーシングを検討してみるとよいでしょう。

4.効率化手法③｜社内調整で時間がかかる場合

採用業務の負担が大きくなる原因の一つとして、社内調整がうまくいかないという課題が挙げられます。採用業務は、担当者1人で完結させられるものではなく、面接を担当する部署・従業員や評価をするメンバーなど、社内全体で連携する必要があるからです。

そのため社内の関係者の日程を調整したり、面接などの評価結果をすり合わせたりと、社内調整は煩雑になりがちで、効率化を進めるためには対策を講じる必要があります。

効率化を進めるために有効となる代表的な手法を見てみましょう。

各手法の内容については、以下をご確認ください。

4-1.マニュアル、フロー図作成

社内調整で時間がかかる課題を解決するのに有効な手法の1つが、マニュアルやフロー図を作成することです。

採用業務の流れや急いで対応すべきポイントなどについて、マニュアル・フロー図を作成して社内に共有しておくことで、関係部署の協力を得やすくなるからです。

マニュアル・フロー図に盛り込んで社内で共有しておくべき内容の具体例は、以下のとおりです。

4-2.評価基準を具体化する

面接結果を評価するための基準をできる限り具体化しておくことも、社内調整を効率化するためには欠かせません。応募者を評価する基準が不明確だと、面接者や評価者によって評価が分かれてしまうからです。

そうなると、

• なかなか評価結果がまとまらず、応募者に内定を出すのが遅れる
• 会社のニーズに合った人材を、うまく見極められなくなる

といったデメリットがあります。

そこで、

• 評価項目を詳細に定める
• 評価自体も、評価シートのような様式を準備して採点して行うようにする

といった対策をとることで、評価者によって評価基準を統一することが可能です。

5.効率化手法④｜情報の管理が大変である場合

採用業務を効率化するなら、対策を行っておくべきよくある課題として、情報の管理が煩雑であることがあげられます。

採用業務では、各応募者の採用の進捗状況・応募者の氏名・住所・家族関係といった、面接で聴取した内容や評価結果など、多くの情報や個人情報・機密情報を扱うからです。データをきちんと管理できていないと、処理の遅延や通知漏れが起こる危険性があります。

また、業務を効率化することを重視するあまり、個人情報の管理がずさんになって漏洩させてしまった場合、優秀な人材確保以前に企業の信頼が失墜してしまうでしょう。そこで、以下のような効率化のための対策を取ることがおすすめです。

上記の手法について、もう少し詳しく見ていきましょう。

5-1.情報を採用管理システムなどのツールで一括管理する

採用に関する情報を一元管理するのにおすすめなのが、情報を採用管理システムなどのツールで一括管理することです。

採用管理システム（ATS）とは、応募者に関する情報の管理やコミュニケーション、日程の管理などを、一括して行えるツールのことです。

採用管理ツールを使うことで、募集時から内定までのデータを一元管理し、進捗なども一覧で表示しスムーズに把握することができます。データの共有もしやすいので、社内で応募者の情報を共有する際にも便利です。

情報管理システムには複数の種類があり、インターネットで「情報管理システム」と検索することで、探すことができます。

5-2.セキュリティ対策を徹底させる

採用に関係する情報は、応募者の氏名・住所・家族関係など個人情報が多く含まれているので、セキュリティ対策を徹底させる必要があります。

具体的には、次のような対策を実施しましょう。

6.採用業務の効率化を成功させるポイント2つ

採用業務を効率化するだけでなく、採用する人材の質の向上も目指すなら、以下のようなポイントを押さえることが大切です。

それぞれ、どういうところがポイントになるのか、解説していきます。

6-1.情報発信をきちんと行う

採用業務の効率化を成功させ人材の質も高めるには、応募者に対して情報発信をきちんと行う必要があります。求める人物像について具体的な情報発信をすることで、ニーズに合わない応募者を減らし、希望に合った人材を集めやすくなるからです。

求める条件に合った人材が集まりやすくなることで、エントリーシートの審査や面接の手間を減らしたり、採用後の従業員の定着率を上げたりすることができます。これによって、採用業務の効率化にもつながるでしょう。

6-2.社内の連携を強化する

社内の連携を強化することも、採用業務を効率化するだけでなく採用する人材の質の向上も目指す上で、欠かせないポイントと言えるでしょう。

優秀な人材を確実に採用するには、面接日程や結果の通知などについて、迅速な対応が必要だからです。一般的に、応募者は複数の企業にエントリーします。よい人材は、他社も採用したいと考える可能性が高いため、内定などが遅れると他社に就職されてしまうリスクがあるのです。

面接や内定を速やかに出せるようにするためにも、社内の連携を強化し、面接担当者の日程調整や結果の決定が速やかにできる体制を整えておきましょう。

ここまで記事を御覧いただいた上で、

7.まとめ

無駄なく効果的に採用業務の効率化を進めるためには、現状の課題を把握し、適切な対策を取ることが欠かせません。現在ボトルネックとなっている部分から優先的に改善していくことで、効果を実感しやすくなるからです。

よくある課題と採用業務を効率化する代表的手法には、次のようなものがあります。

【よくある課題別】採用業務を効率化する代表的手法

【よくある課題1】応募者とのコミュニケーションが負担	コミュニケーション関係業務を自動化
【よくある課題2】採用業務にさける人員が少なく工数を減らしたい	業務プロセスの見直し オンライン面接導入 アウトソーシングを導入
【よくある課題3】社内調整で時間がかかる	マニュアル、フロー図作成 評価基準を具体化
【よくある課題4】個人情報の管理が大変	採用管理システムなどのクラウドツールで一括管理 セキュリティ対策の徹底

また、採用業務の効率化を成功させるには、以下の2つのポイントを押さえる必要があります。

採用業務を効率化することで、採用業務担当者の負担を減らせる、採用にかかるコストを減らせるなど、多くのメリットがあります。優秀な人員の確保や採用後の人材育成などに力を注ぎ、定着率を向上させるためにも、今回ご紹介した内容を参考に、業務効率化に取り組んでみましょう。

この記事を書いた人：

PlariTown編集部