従来、経費精算業務は紙面やメールのやり取りで運用する方法が多くみられましたが、近年は、経費精算業務全体を電子化・効率化可能な経費精算ワークフローシステムを導入する方法が注目されています。

経費精算ワークフローシステムを導入することによるメリットは下記の通りです。

経費精算ワークフローシステムを導入するメリット

• 業務プロセスや進捗状況を可視化できる
• 人的なミスや業務遅延を防ぐ
• ペーパーレス化を実現できる
• 多様な働き方に対応できる
• 業務時間の削減ができる

経費精算ワークフローシステムの利用を社内で浸透させるためには、システムの概要や利用方法を良く理解することに加えて、利用上のメリットや注意点を知っておくことが重要です。

そこで本記事では、経費精算ワークフローシステムに関する基礎知識をまとめて解説していきます。

この記事でわかること

• 経費精算ワークフローとは
• 経費精算ワークフローはシステム導入が主流
• 経費精算ワークフローシステムを導入する5つのメリット
• 経費精算ワークフローシステムを導入するデメリット
• 経費精算ワークフローシステムを導入するときのコツ

本記事を最後まで読めば、経費精算ワークフローシステムとはどのようなものかを理解でき、そのうえで実際にシステムを社内へ導入するべきか、判断できるようになるはずです。

経費精算は日々発生する業務なので、業務効率化を図れたときのメリットは非常に大きいと考えられます。ぜひ参考にしてみてください。

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1.経費精算ワークフローとは

経費精算ワークフローとは、一言でいえば経費精算の手順をパターンに沿ってルール化したものです。ワークフローとは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、仕事の一連の流れを指しています。

経費精算は、1人の社員で完結できるものではありません。下記のように、申請者が承認者に申請をして、最終的な経費処理を実行していく流れになります。

この流れが決まっていないと、経費の処理方法や精算時の承認者が不明確で、均一化された処理ができなくなります。そこで、一連の流れをパターン化し社内で共通認識を持ち効率よく処理できるようなルールが、経費精算ワークフローとなります。

ちなみに、経費精算とは、事業活動を行うために従業員が立て替えた費用について、従業員が会社へ請求し、払い戻しを受けることです。経費精算の種類としては、例えば下記の3種類があります。

経費精算の種類

小口精算	小口現金により社員が立て替えた経費を精算する
交通費精算	通勤や顧客の訪問にかかった電車やバス、タクシーなどの交通費を精算する
旅費精算	出張にかかった宿泊費や移動費などの旅費を精算する

このように企業は、事業活動を行う上で従業員が使った経費について、精算する必要があります。

1-1.経費精算ワークフローの2つの運用方法

経費精算ワークフローには、大きく分けて2つの運用方法があります。

経費精算ワークフローについて理解を深めるためにも、どのような運用ができるのかご紹介します。

1-1-1.紙面やメールで運用する方法

1つ目は、紙面やメールを使って運用する方法です。運用方法は、各企業のワークフローや企業の規模によっても大きく異なりますが、一例としては下記のような流れになっています。

この方法では、一連の経費申請業務に従業員の手間や時間がかかるというデメリットがあります。とくに紙面の場合は、経費精算書類を承認者や経費担当者に回付しない限り、経費精算処理が進みません。従業員の出張や体調不良などで、申請者が承認者や経費担当者に会えない場合は、経費精算処理に余分な時間がかかってしまいます。

また、書類を保存するスペースを確保する必要もあり、長期的な運用を視野に入れると、管理面でも手間のかかる方法です。

1-1-2.システムを導入する方法

2つ目は、システムを導入する方法です。経費精算ワークフローシステムは、経費精算のワークフローを電子化・効率化したものです。下記の図のように、申請者はシステム内の申請フォームに従って経費精算の申請を行い、承認者の精算承認や経費処理はシステム内で完結します。

システム内では、保存した経費精算データについて必要に応じて検索や集計を行うことができるため、従業員の業務負担軽減にもつながるでしょう。

経費精算ワークフローシステムには、商品によってさまざまな機能が備わっていますが、代表的な機能は下記の6つです。

機能	概要
申請フォーマット作成	経費精算の方法や業種に応じて使いやすいフォーマットを作成する機能
承認設定	承認者の決定や承認者への通知、承認ルートを決定する機能
進捗管理	経費精算処理がどこまで進んでいるのか可視化できる機能
電子印鑑登録	電子印鑑を登録し経費精算時に利用できる機能
保存・検索	経費精算フォーマットを保存し必要に応じて検索できる機能
外部連携	外部システムとデータ連携できる機能

ここまで、経費精算ワークフローには紙面やメールで運用する方法と、システムを導入する方法の2種類があることをお伝えしましたが、現在はシステムを導入して運用することが主流です。

紙面やメールでの従来のフローでは、申請や処理に従業員の時間も労力もかかっていましたが、経費精算ワークフローシステムを導入すれば、多様な働き方への対応や業務効率化などを実現することが可能なためです。（詳しいメリットは「2.経費精算ワークフローシステムを導入する5つのメリット」で解説しています）

2.経費精算ワークフローシステムを導入する5つのメリット

経費精算ワークフローシステムには、次の5つのメリットがあります。

これら5つのメリットは、経費精算ワークフローシステムを導入するべきかどうか判断する際に、ぜひ知っておきたいポイントです。参考にしてみてください。

2-1.業務プロセスや進捗状況を可視化できる

紙面やメールで経費精算業務に対応している場合、一人の従業員が、現在誰がどのように経費精算処理をしているのかを知りたいと思ったとしても、すぐに把握することは困難です。申請者としては経費精算処理が進んでいないように感じても、承認者の承認前で止まっているのか、実際の経費処理に時間を要しているのかなど、詳しい原因は担当者へ連絡をしないと把握できない状態です。

経費精算ワークフローシステムを導入すると、フロー全体を可視化できます。経費精算処理の申請者は、申請後に現在誰が承認をしているのか、経費処理はいつ頃終わるのかなどを、リアルタイムで確認できるようになります。そのため、例えば経費精算処理が遅延しているとみられる際も、システム上で申請者自身が遅延原因を確認可能になるため、申請者は安心して経費精算処理を待つことができるでしょう。

また、経費精算業務の全体のプロセスを可視化できるため、経費精算に不慣れな社員や新入社員であっても、各プロセスに従いながら、適切に経費申請を行いやすくなります。

2-2.人的なミスや業務遅延を防ぐ

経費精算を行うときには、主に3つの人的なミスが起こりやすくなっています。経費精算ワークフローシステムには未然にミスを防ぐ機能を持つものもあり、社員の適切な経費精算処理をサポートします。

①計算ミス

精算すべき経費を手動で算出していると、計算ミスや入力ミスが起こりやすい側面があります。とくに月末や月初など、経費精算担当者の対応すべき書類が多く忙しい時期は、人的なミスが発生しやすくなります。

経費精算ワークフローシステムには、自動計算機能や自動チェック機能が搭載されていることが多いです。システムが、計算ミスの防止や発見に一役買ってくれるため、正確な処理が可能です。

②承認遅延

経費精算が滞ってしまう原因の一つには、承認者が承認依頼を見逃すことが挙げられます。

例えば、従来のアナログな経費精算業務では、

• 紙面で承認依頼を受け付けている場合：他の書類に埋もれてしまう
• メールで承認依頼を受け付けている場合：各依頼の重要性や緊急性が把握できない、他のメールに埋もれてしまう

などの理由で、承認遅延が起こりやすくなっていました。

経費精算ワークフローシステムには、承認者に対する承認リマインド機能や通知機能が備わっていることがあります。承認のリマインドがあれば、承認者も期日までに処理をしやすくなるでしょう。

忙しい承認者にとっては、承認が必要な経費申請を網羅的に把握することだけでも一苦労です。承認が必要な経費申請を、承認者がシステム内ですぐに把握することができれば、承認業務も遅延することなくスムーズに進むようになるでしょう。

③保存ミス

経費精算書を乱雑に保存していると、後で見返したい場合や参照が必要な場合に、なかなか該当の書類を探すことができません。とくに紙面の場合は、ファイルの移動や保管場所の変更により、紛失するリスクもあります。

経費精算ワークフローシステムでは、システム内で経費精算書の保存ができるため、書類を紛失する可能は低いです。加えて、書類の検索を行えるため、利便性も向上します。

このように、経費精算ワークフローシステムには「計算」「承認」「保存」の3つの視点で人的ミスや業務遅延を減らすことが可能です。

2-3.ペーパーレス化を実現できる

経費精算ワークフローシステムでは、経費申請業務がシステム内でのやり取りで完結するため、経費精算書などの紙面への出力が不要になります。そのため、ペーパーレス化を促進できます。

ペーパーレス化には、主に下記の3つのメリットがあります。

ペーパーレス化のメリット

コストが削減できる	紙代、印刷代やファイル代など、経費精算書を出力・保存するためのコストがかからない
保存スペースが不要	経費精算書を保存するためのスペースを用意する必要がない
紛失リスクを低減できる	紙面の書類は、紛失時に現物が見つからない場合に再発行する必要があるなど紛失時のリスクが高いが、システム内で運用・保存することにより、例えば誤ってファイルを削除した場合も復元可能など、紛失時のリスクを低減できる

経費精算ワークフローシステムは、一時的ではなく中長期的な運用が想定されるため、システム導入に伴うペーパーレス化のメリットも大きくなると考えられます。

例えば、経費精算書の印刷に年間で10万円を費やしていたとしましょう。5年では50万円、10年では100万円のコスト削減につながります。
また、経費精算書は基本的には7年分保存しなければなりません。特に経費精算処理が多い企業では、経費精算書の保存場所の確保が大変です。システム導入に伴いペーパーレス化を図れれば、保存場所に悩むことなく、指定された期間の経費精算書を適切に保存できます。

2-4.多様な働き方に対応できる

働き方改革が推進されている中で、テレワークや業務委託、フレックスタイム制などさまざまな働き方を導入している企業も多いでしょう。

全社員が同じ時間に出社し同じ空間で仕事をする、といったことが無くなると、経費精算業務を紙面のみでは運用しにくくなります。

例えば、承認者が毎週水曜日にしか出社しない場合は、週に1度しか承認を受けるチャンスがありません。逆もしかりで、承認依頼や経費処理に合わせて経費精算対応のためだけに申請者が出社をしなければならない、といったことも考えられます。臨機応変な対応や短期間での経費処理は難しいことでしょう。

経費処理ワークフローシステムにはスマートフォンやタブレット、手持ちのパソコンなどからアクセスできるものが多くなっています（対応端末はシステムにより異なります）。そのため、従業員はわざわざ出社しなくても、空いている時間を使いながら承認作業や経費精算の申請ができるようになります。

2-5.業務時間の削減ができる

経費精算ワークフローシステムの導入は、業務時間の削減にもつながります。例えば、紙面の経費精算ワークフローの場合、申請者は紙面に必要事項を記入して、承認者のもとに行き、提出をする必要があります。途中で滞っていると感じた場合は、承認者や経費担当者に問い合わせをして現状を確認しなければなりません。

経費精算ワークフローシステムでは、下記のようなことができるため、経費精算業務にかかる時間そのものを短縮できます。

• 進捗状況の可視化（経費処理担当者への問い合わせ時間の削減）
• 承認漏れの防止（承認遅延に伴う、申請者・承認者間の連絡時間の削減）
• 記入ミスの防止（記入ミスに伴い、再記入する時間の削減）
• 脱ハンコ（印鑑押印待ち・押印時間の削減）

また、経費精算の申請内容を自動識別し、承認ルートを自動選択できるシステムであれば、申請者は経費精算のフォーマットに入力するだけでその後の処理が自動的に進めることができます。各工程で経費精算にかかる手間を最小限に減らせるため、通常の業務に集中しやすい環境を構築できます。

3.経費精算ワークフローシステムを導入する際の2つの注意点

経費精算ワークフローシステムを導入するメリットが把握できたところで、気になるのは導入にあたっての注意点です。経費精算ワークフローシステム導入の注意点としては、次の2つが考えられます。

しかしながら、これらの注意点を事前に把握しておけば、メリットを最大限享受することが可能です。ぜひチェックしてみてください。

3-1.社員に浸透させる必要がある

経費精算ワークフローシステムは、導入するだけでは意味がありません。経費精算業務に携わる社員が問題なく利用できるようサポートし、システム利用を社内に浸透させる必要があります。

特に、今まで経費精算ワークフローシステムを導入したことがない会社の場合は、システム導入時に社員からの抵抗や不安の声が出るかもしれません。

そのような場合は、経費精算ワークフローシステムを導入するメリットや意義を社員へ丁寧に説明し、理解してもらうところから始めましょう。社員からの理解を得られたところで、具体的な使い方の研修や講習会を実施します。

「システムだけを導入し、利用は社員に委ねる」といった方法では、システムの社内浸透に時間を要する場合や、システムに不慣れな状況が続いた社員が思わぬミスを起こしてしまう可能性もあるため、従業員のサポートの体制を整えることは忘れないようにしましょう。

3-2.シンプルなワークフロー設計にする必要がある

経費精算にあたっての承認ルートや必要とする入力事項などを含め、ワークフロー設計が複雑化すると、利用する社員の利便性が損なわれ、かえって経費精算処理に時間がかかってしまう可能性があります。

例えば、あらゆる経費精算の承認作業が最終的に一部の役職者へ集中したり、経費精算にあたっての入力事項が現行の運用方法と比べて大幅に増えてしまうなどした場合、経費精算業務が十分に効率化されない懸念があると考えられます。

そのため、経費精算ワークフローシステムの導入においては、可能な限りシンプルなワークフロー設計を意識する必要があります。

また、未承認事項の通知機能や承認ルートのカスタマイズ機能などを活用することにより、社員が長期的に利用し易いワークフロー設計を行うことも検討してみてください。

4.経費清算ワークフローシステムを導入するときのコツ

最後に、経費精算ワークフローシステムを導入するときのコツをご紹介します。

これらのコツを知っていると経費精算ワークフローシステムをさらに有効活用することができます。ぜひ参考にしてみてください。

4-1.承認ルートを明確化する

経費精算の承認ルートの明確化は、ワークフローシステムの設定時に重要です。あらかじめ明確に決めておきましょう。

業種や会社の規模によっては承認ルートを複数用意し、スムーズに処理ができるようにするのも一つの方法です。精算する経費の種類などによって区分けし、複数のルートを検討してみましょう。

あらかじめ明確な承認ルートを設定しておけば、システム上で簡単に差し戻しができます。承認ルートが不明確なままシステムの運用を開始すると、システム利用者が混乱する可能性もあるため、できるだけシステム導入前に固めておきましょう。

4-2.セキュリティを強化する

経費精算ワークフローシステムはインターネット環境下で利用するため、セキュリティ対策が欠かせません。セキュリティ対策をしているシステムを使用するのは当然ですが、設定や機能によりセキュリティを強化することも必要です。例えば、以下のような方法があります。

①社員によって権限を分ける

セキュリティ対策の基本は、社員一人ひとりが必要な情報以外にアクセスできないようにすることです。全社員が経費精算情報にアクセスできる環境にしてしまうと、それだけ情報漏えいするリスクが高まります。システム利用権限は各社員が必要な機能に絞って付与し、必要以上にアクセスできないようにしましょう。

一般社員は経費精算書の作成と申請機能のみ、管理職は経費精算書の作成、申請から管理機能までアクセス可能など、使える範囲や閲覧できる範囲を決めて初期設定を行ってください。

②操作ログを管理する

操作ログとは、経費精算ワークフローシステムの中で、誰がいつどの機能・情報へアクセスをしたのかを確認できるものです。操作ログを管理していれば、不正なアクセスをいち早く見つけられるようになります。

また、不正アクセスやサイバー攻撃に遭った場合には、操作ログがあると原因究明に役立ちます。経費精算ワークフローシステムでは、操作ログの管理をできる社員を設定しておき、定期的に操作ログを保管してもらうようにしましょう。

この他にも、経費精算ワークフローシステムを使用する端末ごとのセキュリティ強化やインターネット通信の暗号化も念頭に置きながら、セキュリティ対策を実施することが大切です。

4-3.他のシステムと連携しやすいか確認する

経費精算ワークフローシステム以外にも、目的に応じて複数のシステムを導入している場合は、それらのシステムと経費精算ワークフローシステムが連携して使えるかを確認しておきましょう。複数のシステムを別々に導入すると、使い分けや管理が煩雑になりやすいです。

例えば、経費精算ワークフローシステムと契約システム、文書管理システムがそれぞれ独立していると個別に管理しなければなりません。処理を行った経費申請書の管理を、文書管理システムへ集約できれば、社内の他の文書と併せて管理や検索がしやすくなります。

また、社内でコミュニケーションツールや予定管理システムを導入している場合、それらと経費精算ワークフローシステムと連携できれば、他のツール経由で、経費精算のリマインドや承認依頼も可能となるでしょう。

このように他のシステムと連携できれば、業務効率化や働き方改革をより促進できるようになります。

5.まとめ

いかがでしたか？最後まで読んでいただき、経費精算ワークフローシステムとはどのようなものか、また、経費精算ワークフローシステムのメリット・デメリットを理解したうえで、システムの導入を検討できるようになったかと思います。この記事の要点は、下記のとおりです。

経費精算ワークフローシステムの導入は、経費精算業務を円滑に進めるために大変有効です。さらに、運用方法の工夫次第で、社員が本業に集中しやすい環境を構築できます。

特に、業務効率化や多様な働き方への対応を目指している場合は、経費精算ワークフローシステムの導入をぜひ検討してみてください。

この記事を書いた人：

PlariTown編集部