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初心者必見！テレワークで役立つツールをおすすめ度とともに解説
テレワーク環境を安全で業務効率の高い快適なものにするためには、デジタルツールの導入が欠かせません。
しかし、一言で「テレワークのためのデジタルツール」と言っても、多種多様なものがあるので、
「結局、どれを導入すればよいのかわからない」
「テレワークで本当に便利なものだけを厳選して導入したい」
とお悩みの方も多いでしょう。
デジタルツールは漫然と導入してしまうと、テレワーク環境構築にうまく生かせなかったり、使いこなせなかったりするリスクが、高くなります。
そのため、以下のような代表的なデジタルツールについて「どういうツールなのか」「どのようなことに役立つのか」を把握し、自社の業務環境に照らし合わせて、本当に必要と言えるツールを選ぶことが大切です。
| ①コミュニケーション促進に有効なツール |
|
|---|---|
| ②スムーズな勤怠管理を実現するツール |
|
| ③快適な業務環境構築に役立つツール |
|
| ④スマートな進捗管理ができるツール |
|
この記事では、上記のようなテレワークで便利な代表的ツールについて、「どういうツールなのか」「どのように課題解決に役立つのか」「具体的なツール例にはどういうものがあるのか」などを解説します。
この記事の内容
- テレワークで便利！代表的ツール｜①コミュニケーション促進に有効なツール
- テレワークで便利！代表的ツール｜②スムーズな勤怠管理を実現するツール
- テレワークで便利！代表的ツール｜③快適な業務環境構築に役立つツール
- テレワークで便利！代表的ツール｜④スマートな進捗管理ができるツール
- テレワークツール導入を成功させるポイント3つ
後半では、テレワークツール導入を成功させるポイントもご紹介していますので、テレワークツールの導入をスムーズに効果的に行いたい場合などに、お役立てください。
今回ご紹介する内容を確認しておけば、テレワーク環境を整えるのに役立つ代表的なツールを把握し、自社ではどのようなツールを導入すべきなのかを判断できるようになります。
数あるテレワークツールの中から、自分たちにとって本当に役立つツールを選び、コストパフォーマンス高く環境整備を進めましょう。
SMBCグループのプラリタウンでは、DX推進に悩む企業さま向けに、課題に適したデジタルツールの選定や導入に関するご相談を承っております。
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目次
1.テレワークで便利！代表的ツール｜①コミュニケーション促進に有効なツール
テレワークで便利なツールとして代表的なのが、コミュニケーション促進に有効なツールです。
テレワークを導入すると、従業員の勤務場所がバラバラになり、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。また、ほとんどの企業で導入済みの電子メールでは、頻繁にコミュニケーションや情報共有をすると業務が煩雑になり効率が低下してしまうリスクがあるので、テレワーク時のコミュニケーション手段として不十分です。
そのため、同じ場所にいなくても、円滑にコミュニケーションや情報共有できるツールが必須となるのです。
ここでは、テレワーク時に特に使いやすい、以下の3種類のコミュニケーション促進に有効なツールについて、解説していきます。
| 1. Web会議システム 【おすすめ度：★★★】 |
|
|---|---|
| 2. チャットツール 【おすすめ度：★★★】 |
|
| 3. 社内wikiツール 【おすすめ度：★★】 |
|
なお、おすすめ度を★3段階評価で表示していますので、導入の優先順位を検討する参考として、ご活用ください。
| 【おすすめ度：★★★】 | テレワーク時に必須のツール |
|---|---|
| 【おすすめ度：★★】 | あると、テレワークがかなり快適もしくは効率的になるツール |
| 【おすすめ度：★】 | あったほうが便利なツール |
上記の3種類のツールについて、もう少し詳しく見ていきましょう。
1-1.【おすすめ度：★★★】Web会議システム
Web会議システムとは、パソコンやモバイル端末などから、インターネット経由で会議できるツールのことです。音声及び映像をやり取りして、対面でコミュニケーションを取ることができます。
Web会議システムを導入することで、テレワーク時の情報共有や意思決定の迅速化ができるほか、ペーパーレス化にもつながるので、テレワークに必須のツールと言えるでしょう。
Web会議システムには、以下のとおりサービスによってさまざまな特徴があります。
Web会議システムの特徴例
- バーチャル背景を設定することで、他の参加者に室内を見せず、プライバシーに配慮しながら会議できる
- 高画質で相手の表情や資料も見やすい
- 高音質で途切れにくく、重要な会議でも安心
- 海外拠点との通信実績が豊富なシステム
- ログインやアプリのダウンロードの必要がないので、すぐにミーティングを始められる など
一般的な費用は、月額数百円から数千円程度となっています。
1-2.【おすすめ度：★★★】チャットツール
チャットツールとは、テキストベースでリアルタイムのコミュニケーションが取れるツールのことです。
スタンプや画像などを使い、手間をかけずにやり取りができるので、ちょっとした質問や雑談などを気軽にできるようになります。
テレワークを導入すると、出社する場合と比べて雑談や気軽な質問をしづらくなって、業務効率が低下しがちです。ちょっとしたコミュニケーションのハードルを下げるチャットツールは、テレワークに必須のツールと言えるでしょう。
サービス例をご紹介します。
チャットツールのサービス例
| 特徴 |
|
|---|---|
| 費用 |
|
| 詳細 | サービス詳細はこちら |
1-3.【おすすめ度：★★】社内wikiツール
社内wikiツールとは、情報の更新や検索が、簡単にストレスフリーにできる情報共有ツールです。最新情報や業務ノウハウなど、さまざまな情報を速やかに共有できるので、出社中の従業員とテレワーク中の従業員間の情報格差をなくすのに役立ちます。
テレワーク環境を快適にすることはもちろん、ノウハウを蓄積させることで、業務効率化にも効果を発揮するツールです。ただし、チャットツールや共有フォルダなど、他のツールで情報共有が十分に円滑にできているなら、導入の必要性は低くなります。
社内wikiツールの特徴例
- 豊富なテンプレートとエディターがあるので、マニュアルなども簡単に作ることができる
- 検索機能が優秀で、ファイルの中身も全文検索可能
- ラベル機能で、欲しい情報がすぐに見つかる
- コメントを付ける、通知を送るなど、コミュニケーションに役立つ機能が豊富 など
一般的な費用は、月額数百円から数千円程度となっています。
2.テレワークで便利！代表的ツール｜②スムーズな勤怠管理を実現するツール
スムーズな勤怠管理を実現するのに役立つツールも、テレワークで優先して導入したいツールの代表例と言えるでしょう。
テレワークを導入すると、従業員一人ひとりの動向を把握できないため、勤怠管理が難しくなるからです。勤務時間を管理できないことによって、業務を終了するタイミングがつかめず、長時間労働につながってしまうこともあります。そのため、ツールを導入する必要性が、高いのです。
テレワーク時の勤怠管理をスムーズにする勤怠管理ツールの代表例は、以下のとおりです。
| 1. 勤怠管理システム 【おすすめ度：★★★】 |
|
|---|---|
| 2. バーチャルオフィス 【おすすめ度：★】 |
|
表中のおすすめ度は、以下のような意味です。優先度判断の参考にご活用ください。
| 【おすすめ度：★★★】 | テレワーク時に必須のツール |
|---|---|
| 【おすすめ度：★★】 | あると、テレワークがかなり快適もしくは効率的になるツール |
| 【おすすめ度：★】 | あったほうが便利なツール |
2-1.【おすすめ度：★★★】勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、出勤や退勤の状況の管理、休暇や時間外といった申請処理などを、一括して行うことのできるツールです。
インターネット経由でどこからでも打刻できるので、テレワーク中でも、正確な勤務実態の把握ができるようになります。加えて、システムに社外からアクセスできるので、給与計算などの担当者もテレワークをしやすくなるという点からも、導入優先度の高いツールです。
具体例を見てみましょう。
勤怠管理システムのサービス例
| 特徴 |
|
|---|---|
| 費用 | 詳しい料金プランについては、お問い合わせください |
| 詳細 | サービス詳細はこちら |
2-2.【おすすめ度：★】バーチャルオフィス
バーチャルオフィスとは、リアルタイムでの在席確認やビデオ通話などが行えるツールです。勤務時間中は、画面上で従業員の状況を確認できるので、勤務実態を正確に把握できます。
また、画面を覗けばいつでもそこに同僚が映っているので、気軽にコミュニケーションをしやすくなります。テレワークでありがちな、従業員のメンタルヘルス対策としても有効なツールです。
ただし、テレワークで業務を進める上で必須のツールとまでは言えないので、今回ご紹介する他のツールと比べると、優先順位は低めであると考えておきましょう。
以下では、バーチャルオフィスなどとあわせて使うと便利な、勤務状況を見える化できるツールをご紹介します。
勤務状況を見える化できるツールのサービス例
| 特徴 |
|
|---|---|
| 費用 |
|
| 詳細 | サービス詳細はこちら |
3.テレワークで便利！代表的ツール｜③快適な業務環境構築に役立つツール
従業員が社内におらず、それぞれ別の場所で仕事をするというテレワーク独自の業務環境を快適にするクラウドツールなども、優先的に導入検討したいツールです。
社外にいても、社内にいるのと同じように業務を進めるのに役立つ便利なツールの代表例として、ここでは、クラウドストレージとオンライン契約システムをご紹介します。
| 1. クラウドストレージ 【おすすめ度：★★★】 |
|
|---|---|
| 2. オンライン契約システム 【おすすめ度：★★】 |
|
表中のおすすめ度は、以下のような意味です。優先度判断の参考にご活用ください。
| 【おすすめ度：★★★】 | テレワーク時に必須のツール |
|---|---|
| 【おすすめ度：★★】 | あると、テレワークがかなり快適もしくは効率的になるツール |
| 【おすすめ度：★】 | あったほうが便利なツール |
3-1.【おすすめ度：★★★】クラウドストレージ
クラウドストレージとは、インターネットに接続できれば、自宅や出張先などどこからでも、データの保存・編集などができるストレージのことです。
従量課金で利用できるので、初期費用を抑えてテレワーク環境を整備できます。また、クラウドストレージを導入すれば、業務で使うデータをUSBメモリやメール添付などによって社外にデータを持ち出さなくてよいので、情報漏洩対策になるのも嬉しいポイントです。
3-2.【おすすめ度：★★】オンライン契約システム
オンライン契約システムとは、契約書の作成や押印、契約相手とのやりとりなどを、電子化することのできるツールです。
導入することで、契約業務の負担を軽減できます。テレワーク中なのに契約書押印のために出社するという事態を避けられるので、契約事務に携わる職場でテレワーク導入を検討しているなら、優先的に導入を検討したいツールです。
オンライン契約システムのサービス例
| 特徴 |
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|---|---|
| 費用 |
|
| 詳細 | サービス詳細はこちら |
4.テレワークで便利！代表的ツール｜④スマートな進捗管理ができるツール
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールといった、進捗管理をスマートにかつ確実に行えるツールは、テレワークを効率的に行う上で重要です。
出社時と比べると、テレワークでは、従業員自身で進捗管理をする必要性が高くなるためです。例えば、オフィスにいるときほど上司の目が届かなくなるので、チェック機能が低下し、期限を超過しやすい環境になります。
また、勤務時間とプライベートの境目があいまいになりがちなので、優先順位を明確にして確実に工程をこなしておかないと、長時間労働が慢性化しやすくなるでしょう。
以下では、このようなテレワークでよくある課題の解決に有効なツールを、2種類ご紹介します。
| 1. タスク管理ツール 【おすすめ度：★★】 |
|
|---|---|
| 2. プロジェクト管理ツール 【おすすめ度：★★】 |
|
表中のおすすめ度は、以下のような意味です。優先度判断の参考にご活用ください。
| 【おすすめ度：★★★】 | テレワーク時に必須のツール |
|---|---|
| 【おすすめ度：★★】 | あると、テレワークがかなり快適もしくは効率的になるツール |
| 【おすすめ度：★】 | あったほうが便利なツール |
4-1.【おすすめ度：★★】タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、タスクの締切・処理すべき内容・関係する資料などを、一括して管理することのできるツールです。
自分のタスクはもちろん、他のメンバーの進捗をまとめてチェックできます。従業員同士、もしくは上司が部下に対して、処理漏れがないか確認したり、フォローしたりするのに役立つツールです。
処理期限のリマインド機能があるので、テレワーク中でも、うっかり処理を忘れるリスクを大幅に減らせるでしょう。
タスク管理ツールのサービス例
| 特徴 |
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|---|---|
| 費用 | 詳しい料金プランについては、お問い合わせください |
| 詳細 | サービス詳細はこちら |
4-2.【おすすめ度：★★】プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗やコスト・関係資料など、プロジェクトに関係するすべてをまとめて管理できる便利なツールです。
コメント機能やチャットなど、プロジェクトメンバー同士のコミュニケーションを円滑化する機能が充実しているので、テレワーク中などでチームメンバーが離れた場所にいても、スムーズにプロジェクトを進行出来ます。
プロジェクト管理ツールの特徴例
- ワークフローのカスタマイズの自由度が高いから、使いやすく見やすい
- ドラッグ&ドロップだけで工数入力できるので、進捗管理が負担にならない
- プロジェクトに関係する課題や不具合、ニーズなどを、一括して管理できて効率的
- カレンダーやガントチャート、カンバンなどを組み合わせて進捗を可視化できる
- 400 以上のツールと連携させられる など
一般的な費用は、月額数百円から数千円程度となっています。
5.テレワークツール導入を成功させるポイント3つ
テレワークツール導入を成功させるには、以下のポイント3つを押さえて、テレワークで業務が滞らない環境を整えることが大切です。
テレワークツール導入を成功させるポイント3つ
- 業務に合ったものを選ぶ
- 使いやすいものを選ぶ
- セキュリティ対策をきちんと行う
5-1.【成功ポイント①】業務に合ったものを選ぶ
テレワークツールの導入を成功させるためには、業務の内容や進め方などに合ったツールを選ぶことがポイントです。業務の性質に合わないツールを導入すると、仕事がやりづらく、かえって効率を下げてしまうからです。
例えば、オンライン会議で資料を画面共有する機会が多いなら、画質のよいWeb会議システムを選ぶ必要があります。業務の進め方を念頭に置かず、多機能だけれど画質はあまりよくないシステムを導入してしまうと、情報の伝達がうまくいかなくなってしまうでしょう。
デジタルツールを選ぶときは、日頃の業務の進め方やよくある作業を可視化し、使い勝手のよいものを検討するようにすることが大切です。
5-2.【成功ポイント②】使いやすいものを選ぶ
画面の見やすさや操作性のよさなど、使いやすさを重視して選ぶことも、テレワーク用のツールの導入効果を高める上で欠かせません。
実際にテレワークをする従業員にとって操作しやすいかどうか、搭載されている機能は業務内容と合っているかどうか、などを確認して選ぶ必要があります。
ツールが使いづらいと、組織全体の業務効率の低下につながったり、使われなくなって導入コストが無駄になってしまったりします。実際に利用する従業員にとって使いこなしやすいかどうかを、必ず確認してください。
5-3.【成功ポイント③】セキュリティ対策をきちんと行う
テレワークツール導入時は、セキュリティ対策をあわせて行う必要があります。インターネット経由での利用が大半のテレワーク用ツールは、サイバー攻撃や不正アクセスの危険性が高いからです。
ツールの公式ホームページで、暗号化や不正アクセス対策が実施されているかどうかを確認してから選ぶとともに、以下のような対策を行いましょう。
検討すべきセキュリティ対策の一例
- セキュリティ対策ソフトを導入する
- VPNなど、ネットワーク回線のセキュリティ対策を導入する
- パスワードの適正管理の必要性や、情報漏洩対策について、従業員に研修を実施する
ここまで記事を御覧いただいた上で、
「自社に合うツールの選びかたがわからない」
「自分で調べて対応する時間がない」
「一旦、詳しい人の話を聞いたうえで判断したい」
とお考えの方は、ぜひ当社にサポートをお任せください。
SMBCグループのプラリタウンでは、DX推進に悩む企業さま向けに、課題に適したデジタルツールの選定や導入に関するご相談を承っております。
しつこい営業や面倒なお手続き、費用は発生いたしません。
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6.まとめ
テレワークで便利な代表的ツールの一つ目が、コミュニケーション促進に有効なツールです。具体的には、以下のようなものが挙げられます。
| 1. Web会議システム 【おすすめ度：★★★】 |
|
|---|---|
| 2. チャットツール 【おすすめ度：★★★】 |
|
| 3. 社内wikiツール 【おすすめ度：★★】 |
|
また、スムーズな勤怠管理を実現するツールも、テレワークで便利な代表的ツールです。
| 1. 勤怠管理システム 【おすすめ度：★★★】 |
|
|---|---|
| 2. バーチャルオフィス 【おすすめ度：★】 |
|
テレワーク中の快適な業務環境構築をする上で便利なのが、クラウドストレージ、オンライン契約システムです。
| 1. クラウドストレージ 【おすすめ度：★★★】 |
|
|---|---|
| 2. オンライン契約システム 【おすすめ度：★】 |
|
また、スマートな進捗管理ができるツールを導入しておくことで、テレワーク中も効率的に業務が進められるようになるでしょう。
| 1. タスク管理ツール 【おすすめ度：★★】 |
|
|---|---|
| 2. プロジェクト管理ツール 【おすすめ度：★★】 |
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テレワークツール導入を成功させるには、以下のポイント3つを押さえましょう。
テレワークツール導入を成功させるポイント3つ
- 業務に合ったものを選ぶ
- 使いやすいものを選ぶ
- セキュリティ対策をきちんと行う
デジタルツールを導入することで、安全で業務効率の高い、快適なテレワーク環境を構築することができます。今回ご紹介した内容を参考に、数あるテレワークツールの中から、自分たちにとって本当に役立つツールを選び、コストパフォーマンス高く環境整備を進めましょう。
