協力会社や個人事業主との大量の契約書管理が負担
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従業員100名程度の広告業の部長をしています。
事業を始めて10年以上経つこともあって、下請けに多数の協力会社や個人事業主を抱えています。現在、これら取引先との契約書を全て紙で運用している状況です。また包括契約ではなく、案件ごとに契約を締結することが多いため、契約書自体が膨大な数になっています。これらのやり取りや管理で、経理部のリソースが不足しているため、電子化を行って業務効率の改善を図りたいです。ただ、電子化（データ化）を行うとセキュリティ面が不安ですので、そうした観点も考慮した良い方法はありませんか？
サービス業
51-99名
部署・役職： 経理部/部長-
回答
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SMBCクラウドサインをオススメします。
SMBCクラウドサインは契約締結から契約書管理までを一貫して対応可能なクラウド型の電子契約サービスとなります。また、大手企業の厳しいセキュリティ基準も満たした、セキュアなサービスでもあります。
実際にSMBCクラウドサインを利用すると、以下の様な業務フローのイメージになります。なお、取引先はSMBCクラウドサインを契約する必要はありません。
【送信者側】
①書類をアップロード
②承認者を設定
③確認依頼メール送信【受信者側】
①確認依頼メールを受信
②書類を確認・合意
③合意締結完了メール受信また過去に紙で締結した契約書はSMBCクラウドサインへアップロードすることにより、SMBCクラウドサイン上の契約管理台帳内で管理することができます。
お客さまの課題である大量の契約書のやり取りも、SMBCクラウドサインを利用することで大幅に工数を削減することができます。また、SMBCクラウドサインは大手企業の厳しいセキュリティ基準もクリア可能な、セキュアなサービスとなっていますので、安心してご利用いただけます。
オススメのサービス
「紙と印鑑」で行っていた契約業務を「オンライン」で完結させるサービス
SMBCクラウドサイン株式会社契約当事者がパソコンやスマートフォンで作業するだけで数分で契約締結作業が完結。
業務効率化によるコスト削減はもちろん、電子契約では印紙代も不要なため節約可能
契約書を電子データとして一元管理することで、業務の透明性が向上。自動アラート機能で契約更新漏れを防止
自社に合ったサービスがわからないなど、デジタル化・DXに関して
些細なことでもご相談ください。